El Funcionario de Registro y Gestión de Identidad¹  juega un papel central en la planificación de la campaña de información, incluyendo el llegar a acuerdos con las unidades de gestión, protección y otras unidades funcionales relevantes sobre el proceso clave, los aspectos técnicos y logísticos que posteriormente serán desarrollados y matizados a través de la consulta.

Una vez aprobados y confirmados los elementos clave de la actividad, el Funcionario de Registro y Gestión de Identidad debería establecer un calendario para la fase de planificación y la fase de implementación de la campaña de información.

1 Aquí y en adelante, «Funcionario de Registro y Gestión de Identidad» se refiere al miembro del personal responsable del registro, que podría ser el Funcionario de Protección cuando no existe una posición de Funcionario de Registro y Gestión de Identidad en la operación.

El Funcionario de Registro y Gestión de Identidad también puede considerar el desarrollo de mensajes estandarizados para que el personal los consulte en caso de que se les hagan preguntas relacionadas con el registro en el curso de sus interacciones con la población refugiada. Además, dependiendo de la presencia de otros actores en el contexto operativo, puede ser útil realizar una sesión informativa con los socios para promover un enfoque armonizado de las comunicaciones entre el ACNUR, el gobierno de acogida y otros socios en relación con la actividad de registro.

Una vez que se han desarrollado y traducido los mensajes clave, es fundamental probar todos los productos informativos con hombres, mujeres, niños y niñas en la población destinataria, antes de desplegarlos en la campaña de información. No deben hacerse presunciones sobre la claridad de los productos informativos. Pregunte a distintas personas dentro de la audiencia destinataria cómo han entendido los productos informativos dirigidos hacia ellas, asegurándose de que no se requiere información adicional para comprender plenamente los mensajes. Asegúrese de que el lenguaje y las imágenes sean percibidos como neutros, respetuosos y tranquilizadores.

La campaña de información⁶ debe ser detallada y responder a la diversidad de necesidades de información identificadas durante las consultas. Al mismo tiempo, el Funcionario de Registro y Gestión de la Identidad necesita asegurar que todas las personas tengan acceso a la misma información esencial sobre el proceso de registro y sus implicaciones, con el fin de salvaguardar los principios de participación voluntaria y consentimiento informado. La siguiente lista abarca los principales ámbitos que deben comunicarse a este respecto, según proceda, en función de la actividad y del contexto operativo de que se trate.

6 Se elaborará en consulta con las unidades funcionales pertinentes, según proceda, por ejemplo, con la Unidad de Protección de la Infancia sobre los mensajes de interés para las niñas y niños, con la Unidad de Protección sobre los mensajes relacionados con el marco jurídico, necesidades específicas, etc.

Introducción al ACNUR

• Cuando sea apropiado, proporcione información introductoria/general sobre el papel, la ética y los servicios del ACNUR.

¿Qué es el registro?

• ¿Qué significa registro? Explique el proceso de registro y su propósito de protección en el contexto específico, es decir, documentación, asistencia y soluciones.
• ¿Qué beneficios se asocian con el registro? Describa los vínculos entre el registro y la protección/asistencia en el contexto operativo particular. Por ejemplo, qué documento(s) se emitirá(n), a qué derechos da acceso la documentación (por ejemplo, protección contra devolución, educación, mercado laboral, tarjetas telefónicas, proveedores de servicios bancarios y financieros móviles, asistencia destinada al grupo).
• ¿Quién realiza el registro? Explicar el papel del gobierno de acogida y del ACNUR; en el caso del registro realizado por los socios, dejar claro que éstos trabajan en nombre del ACNUR.
• El registro es voluntario. Explique que el registro no es obligatorio. Sin embargo, las personas que optan por no registrarse pueden tener que hacer frente a obstáculos para acceder a protección, asistencia y soluciones. Mencione el riesgo específico de devolución, si procede.
• El registro y las actividades conexas son gratuitos. Enfatice que nadie debe pagar dinero ni proporcionar favores o servicios a cambio de actividades relacionadas con el registro.

¿Qué es un grupo de registro?

• ¿Cómo se forma un grupo de registro? Explique quiénes deben registrarse juntos en un grupo de registro (a menudo esto depende del contexto), por ejemplo, los miembros de la familia nuclear, los miembros de la familia extendida o incluso ciertas relaciones no consanguíneas. Indique si una persona puede optar por registrarse sola o si debe registrarse como miembro de su familia.
• ¿Qué es un punto focal de un grupo de registro? Explique que esta persona no tiene un rol o responsabilidad particular en el grupo, sólo es necesario dar visibilidad a las relaciones dentro de ese grupo de registro.
• Explique cómo deben presentarse las personas si su grupo de registro ha cambiado desde el último contacto (matrimonio, divorcio, etc.). Puede haber una variedad de escenarios específicos de cada contexto y las  preguntas en este sentido deben ser tratadas en detalle.

Condiciones previas para ser registrado:

• ¿Quién debe ser registrado (es decir, cuáles son los criterios de admisibilidad)? Exprese claramente cuál es la población objetivo y las razones de cualquier restricción, por ejemplo, los requisitos del gobierno de acogida, las razones operativas que hacen necesario que otros grupos se registren durante un ejercicio separado, etc.
• ¿Qué sucede con aquellas personas que no cumplen con las condiciones previas para ser registradas? La información relacionada con esta pregunta puede ser específica de cada contexto. Por lo general, las únicas personas no admitidas a los procedimientos de registro son las personas combatientes y las personas con nacionalidad del país de acogida (ver: criterios de admisibilidad). Proporcione más información, dependiendo del contexto, incluyendo que los miembros de la familia de personas combatientes pueden registrarse, etc. Indique si los nacionales del país de acogida deben presentarse para el registro con los miembros refugiados de su familia.
• Sólo las personas que buscan protección internacional fuera de su país de origen pueden acceder al registro del ACNUR, por lo que se debe recordar a las comunidades de acogida que no pueden registrarse como personas refugiadas. La información sobre los programas de asistencia para comunidades de acogida debe ser muy clara para que las personas sepan que no serán excluidas por no registrarse.

Acceso al lugar de registro, horarios y elaboración de cronograma:

• ¿Cuál es la fecha de inicio y finalización del ejercicio y el horario diario de apertura?
• ¿Dónde están los lugares de registro? En lugares que no sean campamentos, haga un mapa/ilustración simple de los lugares de registro utilizando los puntos de referencia conocidos.
• ¿Cuáles son los medios a través de los cuales las personas pueden solicitar citas para entrevistas de registro?
• ¿Cómo se incluirán en el cronograma los registros de las personas refugiadas que viven en campamentos y cómo se les informará de la fecha de la entrevista?
  Explique las características importantes del lugar de registro, por ejemplo, la existencia de zonas acogedoras para las niñas y niños, lo que se proporcionará a las personas en términos de agua, protección contra los elementos, servicios sanitarios, la posibilidad de cocinar/comprar/comer alimentos, zonas de espera separadas para hombres y mujeres, si procede, etc.

Procedimientos para ausentes y otros:

• ¿Qué medidas se aplicarán, en su caso, a las personas que no puedan acudir al punto de registro debido a una enfermedad, necesidades específicas u otra razón válida? Indicar los planes para la provisión de transporte, visitas domiciliarias, registro móvil, etc.
• ¿Qué se tendrá en cuenta para los que no asistan al registro el día indicado en el cronograma? Explique el período de gracia y cómo registrarse después de este período.
• Si corresponde, explique el proceso de registro para las personas detenidas. Aborde otros escenarios específicos del contexto, como el de los estudiantes que estudian en otros lugares, las personas que se encuentran en hospitales o clínicas, etc.

Pasos básicos para el registro:

• Explique que todas las personas en un grupo de registro deben presentarse juntas a la actividad de registro. Informe a las personas sobre lo que deben hacer si esto no es factible, es decir, los miembros disponibles deben estar presentes para al registro, los miembros del grupo de registro que no puedan asistir al registro podrán registrarse más tarde, ver los procedimientos para los ausentes y otros.
• Explique claramente los procedimientos alternativos para personas con necesidades específicas. Indique qué tipo de necesidades pueden ser relevantes en este contexto y cómo las personas interesadas pueden darse a conocer para beneficiarse a partir de un procesamiento priorizado.
• Indique cuáles documentos deben traer las personas.
• Indique los pasos clave del proceso, incluyendo la entrevista de registro, el uso potencial de un intérprete, identificación de necesidades específicas, captación de datos biométricos, emisión de documentación.
• Especifique si las personas serán entrevistadas individualmente o en conjunto. En caso de ser entrevistadas juntas, indique que las personas pueden hablar en privado con el personal del ACNUR si así lo solicitan.
• Explique claramente el propósito, los beneficios y el proceso de captación de datos biométricos.
• Indique cuánto tiempo debe durar cada registro. Proporcione un mapa visual del proceso para facilitar la comprensión del número de pasos y el tiempo requerido.
• ¿Qué recibirán los individuos al final? Documentación, vacunación, distribuciones, etc.

Confidencialidad, protección de datos y consentimiento

• Confirme que todos los datos personales recolectados serán almacenados confidencialmente por el ACNUR.
• Si procede, informe a las personas que los datos biológicos básicos se compartirán con el gobierno de acogida.
• Confirme que los gobiernos de los países de origen no tendrán acceso a los datos personales sin el consentimiento expreso de las personas interesadas.
• Explique que el ACNUR puede solicitar el consentimiento de las personas para compartir sus datos personales con sus socios con fines de protección, asistencia y soluciones. Las personas pueden negar el consentimiento para compartir datos personales con sus parejas. Explique cualquier impacto que esto pueda tener en el acceso a la asistencia u otra intervención.

Determinación de la condición de refugiado (RSD, por sus siglas en inglés)

• Dependiendo del contexto operativo, puede ser necesario proporcionar información sobre el procedimiento de RSD y cómo éste se relaciona con el proceso de registro.

Mecanismo de denuncia:

• Explique cómo pueden acceder las personas a un mecanismo confidencial para comunicar denuncias relacionadas con la mala conducta del personal o de otras personas durante el proceso de registro, incluidas las solicitudes de pago, favores o servicios. Explique el mecanismo haciendo hincapié en su confidencialidad, proporcione información sobre cómo se tratarán los reclamos y quién los tratará, y si, y a través de qué medios, las personas pueden esperar recibir retroalimentación individual.
• Explique cómo pueden las personas reportar otras dificultades para acceder a los procedimientos de registro.

Mensaje antifraude

• Recuerde la obligación de todas las personas de proporcionar información veraz y completa en todas las etapas del proceso.
• Recuerde las posibles consecuencias de no proporcionar información veraz y completa al ACNUR, que pueden incluir demoras en la tramitación de los casos y/o la inelegibilidad para determinadas soluciones.
• Defina el fraude en un lenguaje accesible y proporcione ejemplos de los principales tipos de fraude en el registro. El fraude relacionado con la identidad (por ejemplo, proporcionar datos de identidad falsos, registros múltiples); tergiversación de circunstancias personales (por ejemplo, necesidades específicas, circunstancias socioeconómicas); composición de la familia (añadir u ocultar personas o tergiversar las relaciones familiares); documentación (por ejemplo, presentar documentos de identidad falsos como verdaderos, uso fraudulento de documentos de identidad emitidos por el ACNUR o en conjunto por el ACNUR y el Gobierno o documentos de asistencia).
• Recordar que algunas representaciones iniciales se hacen permanentes mediante la captación de datos biométricos. Explique cómo pueden las personas corregir la información proporcionada en el momento del registro si más tarde se dan cuenta que era errónea o inexacta.
• Recuerde que los nacionales de la comunidad de acogida no pueden registrarse. Hacerlo de forma fraudulenta puede tener consecuencias imprevistas en términos de acceso a los derechos como ciudadano y puede crear un riesgo de apatridia.

Cómo obtener más información o aclaraciones

• Indique el lugar y la hora de las futuras reuniones de información sobre los procesos de registro, así como las oportunidades de «Preguntas y respuestas» y de asesoramiento individual.
• Explique los principales canales de comunicación utilizados.

La siguiente tabla contiene las metodologías de comunicación que se utilizan habitualmente en las operaciones del ACNUR. Asegúrese de que los canales de comunicación seleccionados aprovechen al máximo las redes existentes. Específicamente:

→ Colabore con voluntarios de ayuda a las personas refugiadas y otras personas en quienes se pueda confiar para que transmitan información precisa a sus respectivas comunidades. Estos individuos deben ser cuidadosamente informados de antemano para asegurar que sus propias preguntas sean contestadas y cualquier duda sea aclarada. Los puntos focales de la comunidad juegan un papel crítico en informar a sus comunidades, responder preguntas, fomentar la participación y frenar las expectativas poco realistas. Las reuniones de seguimiento entre el personal del ACNUR y los puntos focales son indispensables para obtener información sobre lo que ven y oyen en la comunidad, así como para compartir información revisada, actualizada o de última hora.

→ Trabaje directamente con las organizaciones de personas refugiadas existentes, incluyendo líderes comunitarios, figuras religiosas locales y comités de personas refugiadas para asegurar que entienden los aspectos clave de la campaña de información y están transmitiendo información precisa a sus comunidades.

→ La campaña de información debería dirigirse a las redes informales y los puntos de encuentro utilizados por los diferentes grupos de personas refugiadas, como las escuelas y otros espacios aptos para niñas y niños, las estructuras de atención sanitaria, los lugares de trabajo, centros comunitarios locales e instituciones religiosas, con el fin de promover el intercambio de información a través de los intercambios sociales cotidianos.

→ Las comunidades y las organizaciones de acogida⁷  ofrecen apoyo crítico a las personas refugiadas y solicitantes de asilo en muchos contextos, y deberían participar en la transmisión de mensajes, según proceda.

7 Como las organizaciones LGBTI.

Dentro de una comunidad, la información normalmente se transmite de boca en boca, y la difusión de información incorrecta o rumores puede ser rápida y de gran alcance. Por lo tanto, es esencial seguir de cerca la interpretación de la campaña de información por parte de la población destinataria. Con frecuencia, esto se logra mejor mediante la movilización de voluntarios capacitados y coordinadores comunitarios de confianza que pueden informar al ACNUR sobre rumores e incertidumbres, así como abordar la información errónea o la confusión con que se encuentran en sus comunidades. Sin embargo, esto no reemplaza la necesidad de que el personal esté presente en las diferentes comunidades, escuchando las preocupaciones, respondiendo preguntas y reforzando los mensajes clave.

En ocasiones, algunos productos de información pueden necesitar ser revisados o ajustados con base a la retroalimentación, las observaciones y el monitoreo, por ejemplo, para abordar cuestiones críticas o preocupaciones imprevistas que surjan de las diferentes comunidades. La campaña de información puede o no tener que continuar durante toda la actividad de registro; esto también puede determinarse basándose en el seguimiento de la campaña, así como en la evaluación del nivel de participación en la actividad de registro y la presencia de problemas imprevistos o confusión durante el proceso de registro.

8 Las aplicaciones de comunicación gratuitas como WhatsApp pueden ser muy vulnerables al fraude y al uso indebido. Las operaciones deben buscar el asesoramiento del punto focal de protección de datos y del Funcionario de Registro y Gestión de Identidad Sénior, cuando consideren dichos métodos.