El Funcionario de Registro y Gestión de Identidad puede tener una función de coordinación compleja con respecto al movimiento de personas hacia un sitio de registro. Él o ella debe asegurarse que todas las partes -personas refugiadas, autoridades gubernamentales, colegas y socios- estén informadas en cada paso para que el movimiento se desarrolle con la mayor fluidez posible. Las labores de coordinación podrían incluir:

Dependiendo de la presión del tiempo, el Funcionario de Registro y Gestión de Identidad puede establecer un proceso de demarcación simple o, preferiblemente, establecer un proceso de registro previo antes de un movimiento organizado. El registro previo de grupos facilita la planificación adecuada del movimiento, identifica personas con necesidades médicas urgentes y proporciona cifras poblacionales iniciales. También proporciona a las personas refugiadas un número de identificación único y una ficha, pulsera u otro documento que sirve como tarjeta de embarque y que también puede utilizarse para programar entrevistas y recibir asistencia. Las personas con necesidades específicas urgentes pueden, en consulta con el personal de protección, recibir una ficha diferente o una boleta de referencia para una referencia inmediata a un socio de salud u otra intervención. Refiérase al Módulo 5.1 para normas generales sobre registro previo (prerregistro).

Un proceso simple de registro previo puede incluir los siguientes pasos:

A la salida de los vehículos o inmediatamente después de su llegada al punto de destino (es decir, las instalaciones de tránsito o el lugar de registro), se debe informar a los colegas en este punto de destino del número de hogares, el desglose por sexo/edad y si los hogares identificados tienen miembros con necesidades específicas urgentes. En el caso de las hojas de control en papel, las hojas de control de provisiones del DIRS contienen tres copias de carbono. El ACNUR conservará una copia, entregará otra al socio responsable del manifiesto del vehículo y la tercera al socio receptor. En el caso del registro previo electrónico, utilizando RApp, se puede generar un informe de casos de recepción activos filtrado por el número de vehículo u otro número de identificación, que se entregará electrónicamente al socio receptor

Las funciones y responsabilidades para llevar a cabo el archivo y el almacenamiento seguro de las hojas de control/manifiestos deben ser asignadas por el Supervisor a cargo del transporte. El período de retención debe determinarse en consulta con los colegas de protección, de acuerdo con el contexto operativo.

Los centros de tránsito son albergues temporales para las personas recién llegadas y sus pertenencias, normalmente construidos en terrenos asignados por el gobierno. Dependiendo del contexto, un centro de tránsito puede ser un sitio independiente entre el punto de partida y un campamento de refugiados, o puede compartir su ubicación con el propio lugar de recepción/registro. El centro de tránsito funciona para proporcionar alojamiento temporal a corto plazo antes de que las personas se registren y se les asignen materiales para albergue, o antes de que se establezca su albergue. Los centros de tránsito deben proporcionar protección adecuada, agua y saneamiento, higiene, servicios de salud y nutrición durante un período corto (2-5 días), a la espera de ser trasladados a un asentamiento más adecuado, seguro y a largo plazo.

Puede darse el caso de que se estén estableciendo centros de tránsito y registro al mismo tiempo que se establecen o amplían los campamentos de refugiados para acoger a las personas recién llegadas. El Funcionario de Registro y Gestión de Identidad debe trabajar en estrecha colaboración con la coordinación del campamento y los colegas de la gestión del campamento para determinar el rendimiento diario del proceso de registro, a fin de poder alojar a las familias recién inscritas en el campamento. También puede ser necesario mejorar temporalmente el centro de tránsito o el alojamiento temporal a fin de alcanzar el rendimiento diario previsto para el registro.