En general, la mesa de recepción es el punto de contacto entre las personas de interés y el ACNUR, especialmente en los entornos urbanos. Las personas se dirigen a la mesa de recepción para obtener información, solicitar asilo, renovar documentos, informar sobre problemas de protección y solicitar ayuda en forma de asistencia y soluciones. Se deben establecer horas fijas de recepción durante las cuales las personas puedan ponerse en contacto con el ACNUR sin tener que pedir una cita. Siempre que sea posible y pertinente, puede ser necesario un horario de recepción específico para recibir a las personas que no se sientan seguras para acercarse durante las horas de recepción regulares. Durante las horas de apertura, la zona de recepción debe estar atendida por personal capacitado en recepción, intérpretes del ACNUR y personal de seguridad para coordinar la entrada y recepción ordenada de las personas. Se deben realizar todos los esfuerzos para proteger la dignidad y la privacidad de las personas durante la recepción, incluyendo la asignación de números a las personas para evitar decir su nombre en presencia de otras personas, así como la posibilidad de acceder a las solicitudes de hablar en privado cuando sea posible.
Antes del registro, la información del registro previo de grupo puede registrarse en la entidad de Recepción en proGres v4 (ya sea utilizando RApp (en inglés) o introduciendo datos directamente en proGres). Cuando se introducen los datos del grupo en la entidad de Recepción, cualquier interacción con las personas refugiadas y solicitantes de asilo que se lleve a cabo antes del registro puede rastrearse a través de las diversas «entidades», incluida, por ejemplo, la distribución de la asistencia inicial, la referencia a otros servicios, la programación de citas y el registro de las comunicaciones básicas (por ejemplo, visitas a la oficina del ACNUR, llamadas telefónicas recibidas, asesoramiento proporcionado). La entidad de Recepción también puede ser utilizada para rastrear y registrar interacciones cuando una operación no realiza un registro individual. Desde el momento en que se lleva a cabo el registro individual, todas las demás comunicaciones y referencias deben registrarse a través del formulario de Registro Individual.