La información personal compartida por los refugiados al momento del registro es clasificada como confidencial. Un expediente individual (físico o electrónico, o ambos) de un individuo es el depósito central de información personal relacionada con él, y como tal debe ser manejado adecuadamente y almacenado de acuerdo con los SOP de gestión de expedientes que reflejen normas establecidas para para la protección de datos y el mantenimiento de registros. La Lista de control de vulnerabilidad al fraude contiene una serie de buenas prácticas a las que se debe hacer referencia cuando se elaboren los SOP de gestión de expedientes. Los principios y las normas descritas en las políticas del ACNUR sobre Protección de datos y Gestión de registros y expedientes (en inglés) también deben reflejarse en las prácticas de gestión de expedientes. Adicionalmente, se recomienda al personal consultar la Política sobre la Protección de Datos Personales de las Personas de Interés del ACNUR , que incluye una orientación detallada sobre la gestión de expedientes físicos y electrónicos.

En las operaciones donde se lleva a cabo la gestión de casos individuales, normalmente se crea un expediente físico al momento del registro. Cuando la gestión de casos no se lleva a cabo para todas las personas (por ejemplo, en muchos campamentos), cualquier documento presentado por o en relación con personas refugiadas individuales puede recibirse, copiarse y colocarse en una carpeta, ordenada por fecha u otros criterios.

Los expedientes físicos deberían ser:

Los expedientes físicos deben contener toda la documentación relevante para los individuos en un grupo, archivados en orden cronológico, incluyendo:

• Formularios de solicitud de asilo;
• Diagnósticos de necesidades de protección;
• Formularios de registro;
• Formularios de solicitud de determinación de la condición de refugiado (RSD, por sus siglas en inglés);
• Formularios de consentimiento y/o divulgación firmados;
• Transcripciones de entrevistas y notas de asesoramiento;
• Copias de documentos producidos por el individuo y los miembros de la familia dependientes;
• Solicitudes e informes de visitas al hogar;
• Documentos médicos (como los formularios de evaluación médica);
• Documentos relacionados con la asistencia;
• Copias de las evaluaciones del interés superior y las determinaciones del interés superior y los pasos procesales relacionados;
• Formularios de Registro de Reasentamiento;
• Toda la correspondencia pertinente creada y recibida por el ACNUR, incluido cualquier correo electrónico específicamente relacionado con el caso.
• Una Hoja de Acción de Expediente en la que el personal registra una breve descripción de cualquier actividad relacionada con la tramitación de la solicitud, la fecha de la acción, y el miembro del personal involucrado.

Las copias de la documentación presentadas por un individuo deben estar selladas con una «copia» o «copia de la copia», según corresponda. Las copias de los originales deben ser anotadas con «original visto», cuando la persona haya presentado un documento original. El ACNUR no debe conservar los documentos originales de las personas.

Los trabajadores sociales (y los revisores) deben tener acceso a los expedientes físicos para los casos que les han sido asignados, de acuerdo con sus deberes y responsabilidades. Los intérpretes no deben tener acceso a expedientes de casos individuales. Se deben establecer procedimientos según los cuales se pueda solicitar el acceso a expedientes físicos, así como el nivel de acceso autorizado, incluido el acceso por parte de socios u otros terceros.

Con el fin de rastrear el movimiento y la ubicación de los expedientes físicos fuera de la sala de almacenamiento, se debe implementar un procedimiento de registro de salida/registro de entrada del expediente a través de SOP locales mediante los cuales se registran las solicitudes, liberaciones, transferencias y devoluciones de expedientes, asegurando un historial de rastreo actualizado para cada expediente. El miembro del personal responsable de la sala de almacenamiento o del centro de expedientes debe mantener una lista de todos los expedientes existentes y su ubicación. Puede que se le solicite al personal que trabaja con expedientes individuales revisar de nuevo sus expedientes (por ejemplo, al final de cada semana) para asegurarse de que los registros de propiedad del expediente estén actualizados. Los registros de movimiento de expedientes deben almacenarse electrónicamente siempre que sea posible. Cuando los expedientes son devueltos a la sala de almacenamiento o centro de registros, se debe comprobar el contenido del expediente (haciendo referencia a los números de página) para asegurarse que los documentos no han sido eliminados, sustituidos o alterados.

No existe un Sistema de Rastreo de Expedientes (FTS, por sus siglas en inglés) corporativo, pero las herramientas FTS se utilizan en la mayoría de las operaciones grandes y están cada vez más integradas con proGres v4. El DIRS mantiene una reserva de lectores de códigos de barras e impresoras de códigos de barras en la provisión de registro.

Los expedientes individuales deben ser almacenados en una sala con llave o en un lugar seguro designado para este fin dentro (o cerca) de las instalaciones del ACNUR, protegidos del agua, fuego y de daños causados por la temperatura. El lugar debe estar a nivel del suelo o por encima de él y construido con materiales no combustibles. El techo y las paredes deben ser impermeables, y las ventanas deben estar bien protegidas contra la intromisión, con persianas o cortinas para bloquear la luz solar.

Las estanterías deben estar hechas de acero u otros materiales incombustibles, y reforzadas para evitar que colapsen. Los sistemas colgantes son preferibles para mantener en buena condición los expedientes y también han demostrado ser efectivos en casos de afluencias masivas de personas refugiadas, cuando se necesita capacidad de almacenamiento de emergencia.²¹ Se debe asignar un número o letra a cada fila de estanterías, etiquetando el extremo de cada fila con el número del último expediente y con el tipo de expedientes almacenados dentro de la fila. Los registros deben archivarse de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo en cada sección.

El acceso a la sala o instalaciones de almacenamiento debe ser controlado, monitoreado o restringido (a través, por ejemplo, de tarjetas de acceso, barreras de control físico, sistemas de monitoreo local o remoto), y sólo el personal autorizado debe tener acceso para entrar. Se recomienda que el personal de archivo esté presente cuando los conserjes, personal de seguridad u otras personas entren en la sala, y se debe pedir a todas las personas que firmen su entrada y salida. La sala debe mantenerse cerrada con llave cuando no haya nadie en ella, y las llaves o tarjetas de acceso deben ser guardadas únicamente por las personas designadas (por ejemplo, los Auxiliares de Archivo, el Punto Focal de Protección de Datos o el Controlador de Datos). Los expedientes individuales son registros permanentes y deben almacenarse en la operación hasta 20 años antes de ser transferidos a los archivos del ACNUR en Ginebra. Los expedientes que estén en peligro (seguridad o medio ambiente) o que no puedan almacenarse localmente de otro modo de forma segura podrán transferirse a Ginebra cuando sea necesario, en consulta con el RAS.

Fuera de la instalación de almacenamiento designada, el personal debe mantener los expedientes en un archivador o gaveta con llave durante los momentos en que ellos mismos no estén en su escritorio. Los expedientes no deben dejarse en las salas de entrevistas mientras no haya personal presente. Los individuos sólo deben tener en su posesión aquellos expedientes en los que están trabajando activamente.

Periódicamente, y al menos cada cinco años, las Oficinas deben implementar un procedimiento para determinar qué expedientes de casos individuales ya no son necesarios para fines operativos y, de acuerdo con los períodos de retención establecidos en el Cronograma de Registros del ACNUR, transferirlos a la RAS para que se conserven en los Archivos del ACNUR.

21 RAS puede proporcionar orientación sobre el diseño y almacenamiento óptimo del sistema de almacenamiento de expedientes.

Los datos personales almacenados en formato electrónico son especialmente vulnerables a la destrucción, pérdida, alteración, destrucción accidental, ilícita o ilegítima, así como a la divulgación o acceso no autorizado, debido a la facilidad con la que pueden ser copiados, transferidos. Por lo tanto, el acceso, transferencia y almacenamiento de dichos datos debe protegerse y restringirse cuidadosamente. Los Controladores de Datos son responsables de asegurar que la infraestructura y las bases de datos se establezcan y utilicen de acuerdo con las normas establecidas. Específicamente:

• con respecto al control de acceso, el acceso a expedientes electrónicos es escalonado, de modo que el personal sólo tiene acceso a lo que necesita para desempeñar sus funciones y responsabilidades (es decir, según su «necesidad de saber”). Los derechos de acceso son normalmente definidos por los Jefes de Unidad, aprobados por el Controlador de Datos y actualizados por el administrador de la base de datos. Los derechos de acceso deben revisarse periódicamente;²²
• con respecto a la transferencia segura, se debe mantener la seguridad al compartir la información: en lugar de enviar expedientes como archivos adjuntos de correo electrónico, es preferible guardar el documento en e-SAFE y enviar sólo el enlace, por ejemplo;
• con respecto al almacenamiento seguro, se recomienda que las operaciones sólo utilicen herramientas corporativas del ACNUR, aplicaciones de gestión de documentos y unidades de red con acceso controlado, ya que el uso de herramientas no aprobadas por el ACNUR puede comprometer la seguridad de los datos. Se recomienda a las Oficinas con un acceso fiable a Internet almacenar los expedientes electrónicos en e-SAFE, o alternativamente, una unidad compartida restringida.

22 Ver la guía de gestión de usuarios para proGres v4. Para e- SAFE, los derechos de acceso son actualizados por RAS.

Las operaciones pueden iniciar, en consulta con la Sección de Registros y Archivos (RAS), la digitalización de los registros en papel, con el fin de abordar las limitaciones del entorno físico de los archivos o la transición hacia un sistema de archivo sin papel. Los expedientes digitalizados deben ser guardados en e-SAFE. Si esto no está disponible en la operación, se puede contactar con el RAS para establecerlo para los fines del proyecto. Las Directrices del ACNUR para la digitalización (en inglés) ofrecen más orientación sobre la digitalización de los sistemas heredados y la digitalización de los procesos institucionales en curso.

Las operaciones pueden decidir iniciar un proyecto de digitalización cuando:

La disposición final del registro físico debe decidirse en consulta con el RAS.