Por el contrario, la atención y el análisis retrasado o insuficiente pueden provocar vacíos de protección críticos en la práctica, con impacto serio en el nivel de preparación, la posición negociadora con el gobierno de acogida y la capacidad de recursos del ACNUR para responder a necesidades de protección urgentes.

Incluso en contextos operativos estables, donde el perfil general de la población de interés se conoce y los servicios disponibles están bien establecidos, los datos de registro deberían analizarse para fines continuos de fortalecimiento y planificación de programas. Considere los siguientes ejemplos de algunas de las maneras en que los datos de registro se pueden aprovechar para la programación de protección efectiva y búsqueda de soluciones innovadoras para personas refugiadas y otras personas de interés:

Los datos de registro solo se pueden analizar de forma provechosa si los datos recolectados en el registro son representativos, de buena calidad y se actualizan de forma regular. Depender de datos de registro de una población de campamento de hace cinco años probablemente no brindará un panorama acertado de las necesidades y circunstancias de la población hoy, incluso en cuanto a nuevos nacimientos, defunciones y personas recién llegadas, ubicaciones actualizadas, nuevas necesidades de protección y otras, así como cambios en el acceso a educación, capacitación y trabajo. Por tanto, un buen sistema de registro también incluye mecanismos para gestionar sus datos, haciendo que este sea confiable y efectivo para la planificación y programación.

Con el fin de aprovechar los datos para planificación y programación operativas, es importante recolectar los tipos correctos de datos al momento del registro. No es ni razonable ni efectivo recolectar todos los datos posibles al momento del registro, pero es posible definir conjuntos de datos clave y potenciales campos de datos aproximados que aportarán de forma confiable a los programas específicos.

La cantidad de datos recolectados durante el registro no será de utilidad para la planificación y la programación si la calidad de los datos es mala. Hay muchas razones por las que los datos de registro podrían ser de mala calidad, incluyendo error en el ingreso de datos (p. ej. el sexo es masculino con relación con el punto focal de hermana), capacitación inadecuada (p. ej. los entrevistadores no están al tanto de cuándo ni cómo actualizar una necesidad específica), procesos mal diseñados y supervisión insuficiente (p. ej. no se identifican los errores en el ingreso de datos), malentendido cultural o procedimientos operativos estándar débiles (p. ej. el entendimiento cultural de «tío» es diferente para la definición del SOP y por ende se aplica incongruentemente por parte del personal de entrevistas).

Con el fin de evitar y gestionar problemas de calidad de datos, se pueden llevar a cabo varias etapas y procesos. Desde una perspectiva de procedimiento, los procedimientos operativos estándar, la capacitación y el monitoreo y la supervisión frecuente ayudan a garantizar que la recolección de datos se realice de forma coherente y armonizada. Desde una perspectiva técnica, los dirigentes de datos de las operaciones deberían también realizar comprobaciones frecuentes contra los datos de registro. Dentro de proGres se desarrollan varias reglas de validación incorporadas a fin de identificar y corregir los problemas de calidad de datos. Por ejemplo, las reglas de validación de la operación que definen discrepancias específicas (p. ej. sexo masculino no puede tener relación con el punto focal de hermana), indican a los usuarios del registro sobre un error de calidad de datos. En algunos contextos operativos, herramientas de calidad de datos se han desarrollado durante actividades de registro de gran escala para resaltar los campos faltantes o las imprecisiones, especialmente aquellos campos de datos de importancia para la documentación. Además de desarrollar comprobaciones de sistemas, los dirigentes de datos de las operaciones también podrían ejecutar regularmente guiones de calidad de datos contra los datos de registro para identificar equivocaciones y errores comunes. En algunos casos, también es posible aplicar corrección por lotes contra la base de datos, mientras que en otros casos los datos deben corregirse manualmente puesto que difieren entre un registro y otro.

Los sistemas y procesos de registro sólidos requieren mecanismos incorporados para revisar y actualizar los datos de registro y otra información con el tiempo. El Módulo 8  brinda guía detallada sobre la necesidad de establecer procesos de registro continuo a fin de mantener datos precisos y representativos.

Los datos personales de las personas refugiadas y solicitantes de asilo deben gestionarse de una manera que proteja la confidencialidad y que sea acorde con los principios de privacidad y protección de datos expuestos en la Parte 2 de la Política de Protección de Datos del ACNUR. Para este fin, proGres v4 está diseñado de manera que los derechos de acceso para cada módulo se determinen individualmente por usuario, con base en «necesidad de saber» y «necesidad de usar». Como tal, los usuarios de proGres solo pueden ver, ingresar o modificar datos en la medida en que sea necesario para que puedan desempeñar sus funciones.

En cada operación de país del ACNUR, un funcionario solicitante y uno aprobatorio tienen la responsabilidad de asignar derechos de acceso individualizado a miembros del personal con base en sus funciones. Un marco sobre la segregación de deberes tiene como objeto definir con claridad y otorgar el nivel de acceso que corresponde al rol y las responsabilidades específicas del usuario, en línea con la Política de Protección de Datos (párr. 4.2) y la relacionada Guía en inglés) (párr. 6.3.8).

Las evaluaciones de necesidades² implican recopilar y analizar de forma sistemática información relacionada con las necesidades, condiciones y capacidades de las personas de interés –mujeres, hombres, niñas y niños diversos de todas las edades, incluyendo aquellos con necesidades específicas– con el fin de determinar vacíos entre la situación actual y las normas acordadas. Las evaluaciones de necesidades ayudan a entender las condiciones a las que se enfrentan las poblaciones de interés. Los datos de registro en proGres pueden apoyar las evaluaciones de necesidades de múltiples formas:

• Como una fuente de cifras d población: Las evaluaciones de necesidades requieren cifras de población con el fin de determinar la severidad de una situación (es decir, la cantidad de personas afectadas) y para calcular indicadores (es decir, cifras base de población);
• Para identificar las vulnerabilidades relacionadas a la composición de la familia: Las estadísticas sobre necesidades pueden provenir de la composición de la familia, incluyendo menores no acompañados, hogares con jefas de hogar o con jefas o jefes de hogar solteros y adultos mayores no acompañados. Incluso es posible obtener información de necesidades a partir de la composición de la familia registrada en el registro previo.
• Vulnerabilidades relacionadas con necesidades específicas: Los registros de inscripción contienen datos sobre necesidades específicas, p. ej. condiciones de salud graves, menores en riesgo y otros tipos de necesidades específicas que son pertinentes para las evaluaciones de necesidades.
• Marco muestral de la población: Si la recolección de datos primarios se llevará a cabo en una evaluación de necesidades, se pueden utilizar cifras de población de proGres como base para calcular las muestras de las encuestas.
• Datos adicionales de evaluación de necesidades: Las preguntas adicionales que se hacen en el registro, por ejemplo, con respecto a la situación de vida de una persona refugiada, podrían ser de importancia directa para la evaluación de necesidades. Estos datos se pueden recolectar, analizar e incorporar en el análisis de evaluación de necesidades.

2 Para obtener más información sobre los datos de registro en las evaluaciones de necesidades, ver el Manual de Evaluación de Necesidades (en inglés) del ACNUR.

El Dataport del ACNUR es un inventario “inteligente” de información actual de la población del ACNUR con conectividad en tiempo real a proGres v4. El Dataport extrae información de proGres v4 para organizar los datos de acuerdo con las necesidades operacionales, por ejemplo, generando estadísticas en tiempo real, informes, dashboards y análisis de tendencias con la ayuda de indicadores y atributos que abarcan todas las áreas temáticas, sectoriales y de gestión de casos. El Dataport fue desarrollado para maximizar el potencial de los datos recolectados y contribuir al análisis mundial de datos sobre el desplazamiento. Puede ser utilizado por usuarios de PRIMES del ACNUR y sus socios, y eventualmente será accesible para las personas de interés, así como a otros actores que busquen estadísticas sobre desplazamiento forzado.

Las herramientas del Dataport incluyen:

1. Informes/Plantillas Estadísticas Interactivas

Panorama estadístico, Informe Estadístico Anual e Informe Estadístico de Reasentamiento

2. Plataforma de Autoservicio: Tablas dinámicas

Las tablas dinámicas son una herramienta poderosa para calcular, resumir y analizar datos, ya sea para ayudar a identificar correlaciones y relaciones causales, medir cambios y observar patrones y tendencias.

3. Plataforma de autoservicio: Informes y dashboards de Power BI

Todo el personal del ACNUR puede ver los dashboards y los informes en el servicio de informes del ACNUR de Power BI.  La aplicación se puede usar para conectarse a múltiples fuentes de datos y proporcionar visibilidad a los usuarios al presentar la información en un formato que sea oportuno, significativo y procesable. Usted puede ver las tendencias actuales y los estándares representados en los dashboards de Power BI frente a los objetivos o promedios históricos y desarrollar tablas dinámicas personalizadas para monitorear la fiabilidad de los datos/tendencias.

Abajo puede ver un ejemplo de dashboard de una operación de país. Para más detalles sobre cómo conectarse con el Dataport, vea la Guía de Usuario (en inglés).