El registro continuo depende de que los individuos se acerquen al ACNUR para la renovación de documentos y para reportar cambios en sus circunstancias personales, por ejemplo, un nuevo nacimiento, un cambio en el estado civil o en la composición de la familia, o para renovar documentación de identidad vencida. Como tal, el registro continuo requiere que haya comunicación con las comunidades de forma regular con respecto a la responsabilidad de las personas refugiadas y solicitantes de asilo de asegurarse de que sus propios registros estén al día. Se deberían compartir recordatorios e información sobre registro continuo durante el registro y otras entrevistas de gestión de casos por medio de los canales usuales establecidos en la operación, incluyendo, por ejemplo, afiches y otros productos de información publicados en áreas altamente frecuentadas, discusiones de grupos focales, redes informales, redes de socios y campañas de información.

La información se debe proporcionar en un formato accesible y en el/los idioma(s) y los medios adecuados para los diferentes segmentos de la población. Esto incluye información apta para menores, información destinada a mujeres e información accesible para personas con discapacidad.

Todas las operaciones deberían garantizar algún nivel de actualización continua de registro de registros, ya sea en entornos de campamento de refugiados, contextos de emergencia entornos urbanos, así como en situaciones en las que se requiere registro móvil (p. ej. centros de detención, hospitales, internados, asentamientos dispersos). Incluso en operaciones donde los datos de registro se actualizan mediante verificación, los procedimientos de registro continuo deberían estar en marcha para el registro regular de nacimientos, matrimonios y otros eventos que requieren ajustes en documentos de identidad o de derechos, así como la inactivación o cierre de registros del individuo y la cancelación de documentos perdidos o dañados y su nueva emisión. La verificación, actualización y el completar la información sobre personas de interés es necesaria para mantener datos de registro y documentación de identidad precisos, y es una medida contra el fraude importante para el ACNUR.

No se espera que los siguientes campos de datos en la sección de «datos biográficos» del formulario de registro de individuo cambien de forma rutinaria. Sin embargo, en ocasiones los cambios son necesarios, para corregir un error en el ingreso de datos o, menos frecuentemente, para registrar un cambio de sexo, adquisición o pérdida de nacionalidad o conversión religiosa, por ejemplo. Los SOP deberían establecer procedimientos de revisión y aprobación para cuando se solicite tal cambio, a fin de salvaguardar la integridad de los datos de identidad.

Dependiendo del contexto operativo, podría haber otros campos que no se espera que cambien. Los SOP deberían explicar:

• Los campos de datos de identidad que requieren escalamiento a un supervisor para considerar y aprobar una corrección, un cambio o una actualización;
• El procedimiento de escalamiento vigente para este fin, incluyendo el miembro del personal autorizado para aprobar el cambio de datos respectivo. En el caso de una diferencia entre el documento oficial y la información de identidad declarada en el registro, deberían estar establecidos SOP específicos para litigar el problema y evaluar cualquier riesgo de protección (ver la guía de ingreso de datos de v4 que abarca esta cuestión con respecto a nombre y sexo);
• Cuáles cambios en los datos podrían ocasionar la derivación a colegas de protección u otros (p. ej. en el caso de cambio de sexo, afirmar ser menor de edad, potencial pérdida de nacionalidad, conversión religiosa u otros cambios que podrían generar preocupaciones de protección (p. ej. sobre información que aparece en la documentación de identidad) o que podrían ser de importancia para la tramitación de casos en marcha en el momento (p. ej. solicitud de RSD).

Si bien no se espera que ciertos datos personales y biográficos cambien de forma rutinaria con el tiempo, muchos otros tipos de datos de registro sí cambian y deben actualizarse de forma periódica como parte de actividades de registro continúo.

Algunos ejemplos comunes son dirección y detalles de contactos, educación e información de empleo. Los SOP deberían explicar los canales adecuados para actualizar datos de registro, por ejemplo:

Los eventos vitales son eventos importantes como nacimientos, adopciones, matrimonios, divorcios y defunciones.¹ El registro de estos eventos y la presentación de documentación oficial relacionada son funciones fundamentales del gobierno. En contextos de registro bajo mandato, el ACNUR también debe registrar eventos vitales para la población de interés de forma oportuna. Al agregar a nuevos individuos a un grupo de registro como consecuencia de eventos vitales, el personal de registro debería realizar esfuerzos razonables para verificar la autenticidad del evento en cuestión y la relación familiar o la dependencia social, económica o emocional entre los individuos en cuestión que se afirma como consecuencia.  Esto implica considerar información documental u otra disponible y hacer preguntas según sea necesario al mismo tiempo que se toman en cuenta normas sociales y culturales pertinentes.

1 Los siguientes también se consideran eventos vitales, aunque son menos frecuentes en el contexto de las actividades de registro del ACNUR: muerte fetal, legitimación, reconocimiento de paternidad, anulación de matrimonio o separación legal.

«Registro de nacimiento» es un término que se refiere a la acción de registrar de forma oficial o permanente el nacimiento de una niña o un niño por parte de un sistema de identidad fundacional de un estado. Establece un registro legal de dónde nació una niña o un niño y quiénes son su padre y madre, hechos clave por los cuales un menor adquiere nacionalidad. El ACNUR promueve² el registro de nacimiento de personas de interés a cargo del estado de acogida como un derecho humano fundamental, como un Objetivo de Desarrollo Sostenible³ y como medio para reducir y prevenir la apatridia.

El registro de nacimiento se lleva a cabo usualmente en varias etapas: primero, el personal médico registra el nacimiento en el lugar donde ocurrió, por medio de una certificación o notificación del nacimiento; luego, se reporta el nacimiento al registrador civil y se registra en el registro de nacimientos en función de una declaración y la presentación de la certificación o notificación de nacimiento; luego el registrador civil emite un certificado como prueba del registro del nacimiento. El certificado de nacimiento incluye, como mínimo, el nombre de la niña o el niño al momento del nacimiento, su sexo, los nombres de la madre y el padre (el nombre de la madre/padre soltera(o), según aplique) y la fecha y el lugar de nacimiento.

2 Discutido más a fondo en el Módulo 2: Trabajar con gobiernos en el registro.

3 Objetivo de Desarrollo Sostenible (16.9): proporcionar identidad jurídica para todos, incluido el registro de nacimientos, para el 2030 (en inglés): https://un.org/sustainabledevelopment/peace-justice/

Sin perjuicio de la importancia del registro de nacimiento oficial, todos los nacimientos deberían ingresarse en PRIMES también. Esto garantiza que el/la menor es del conocimiento del ACNUR, que se incluye en actividades de protección y asistencia y que recibe documentación de identidad cuando el registro de nacimiento oficial podría no ser accesible.⁵  Asimismo, registrar el nacimiento en PRIMES es esencial para mantener estadísticas de población precisas con fines de promoción, protección y prestación de asistencia efectiva. Por ende, las y los recién nacidos deberían agregarse debidamente al grupo de registro de la familia, con base en una entrevista y una revisión de cualquier documentación pertinente, según los SOP. Las y los recién nacidos se registran en PRIMES creando un nuevo registro de individuo en el grupo de registro respectivo e ingresando todos los datos que requiere el conjunto de datos aplicado en la operación. El miembro del personal que agrega a la o el recién nacido debería aprovechar la oportunidad para registrar cualquier otro cambio relacionado con los miembros del grupo de registro presentes, además de registrar el nacimiento.

4 De conformidad con la Política de Protección de Datos del ACNUR

5 Esto se podría deber a un número de factores específicos del contexto, como cuando la o el menor no nació en una estructura de atención de la salud reconocida, o no dentro de las fronteras del estado de acogida, o cuando la madre o el padre no cumplen con los requisitos legales para el registro de nacimiento, p. ej. estaban indocumentados al momento del nacimiento.

Los cambios en el estado civil se deben actualizar y registrar en PRIMES. Se podría solicitar documentación de respaldo, dependiendo del contexto operativo. De forma alternativa, el cambio podría registrarse con base en una declaración sencilla por parte de los individuos en cuestión.

En el caso de las relaciones entre personas del mismo sexo, el personal de registro debería preguntar a los individuos en cuestión si desean que su relación se registre en PRIMES, y de qué manera, y que por ende aparezca en su documentación de identidad. Dependiendo del contexto, se debería derivar a los individuos a asesoría sobre cualquier riesgo de protección asociado.

Matrimonio se refiere a la unión tradicional entre dos personas, formalizada mediante una ceremonia religiosa o civil. Las personas casadas incluyen aquellas que se casaron por segunda vez (después de un divorcio o muerte de cónyuge), así como aquellos casos en que se desconoce el paradero del cónyuge.

La unión de hecho es un matrimonio considerado válido por la pareja pero que no se ha registrado formalmente en un registro estatal o religioso o celebrado en una ceremonia religiosa formal. El acto de la pareja de presentarse a sí mismos ante otras personas como casados, y organizar sus relaciones como si lo estuvieran, funciona como evidencia de que están casados. La unión de hecho está reconocida en algunas jurisdicciones.

Casos específicos: Los SOP deberían explicar el proceso para registrar los matrimonios polígamos, los matrimonios en que una parte o ambas es/son menor(es) de edad, los matrimonios entre diferentes nacionalidades y otros casos específicos.

Una unión describe la relación de una pareja establecida que comparte una vida en común y que no se puede describir con otros valores (comprometido, casado, en unión de hecho). Esta relación podría ser entre personas del mismo sexo o diferente sexo y podría no haber sido registrada como tal por una autoridad competente o podría no estar registrada o declarada del todo. Una unión podría registrarse como tal con base en una declaración sencilla de los individuos y en ausencia de documentación relacionada.

Una persona comprometida es un individuo que formalmente ha acordado casarse.

Una persona divorciada ha disuelto legalmente su matrimonio y en la actualidad no está casada. En los casos donde una pareja no puede acceder a un procedimiento para formalizar su divorcio, o cuando el divorcio no es de mutuo acuerdo entre las partes, el ACNUR puede separar el expediente para reflejar los deseos del individuo que busca terminar la relación. Separación se refiere a una pareja casada que está distanciada pero no divorciada; esto normalmente se evidencia cuando los individuos ya no viven juntos como pareja.

Una persona viuda es una persona que ha perdido a su cónyuge por fallecimiento y que en la actualidad no está casada.

En muchos contextos, los individuos podrían no ver ningún valor particular en acercarse al ACNUR específicamente a informar sobre un fallecimiento; por ende, es aún más importante capturar estos datos durante la renovación de documentos programada u otra interacción en la cual esta información se brinda voluntariamente. Dependiendo del contexto nacional, se podría tener o no acceso a un certificado de defunción y el fallecimiento se podría registrar con base en una declaración sencilla, según los SOP.

Una vez que el personal de registro ingresa inicialmente el estatus legal, por ejemplo, de «solicitante de asilo» (o de «refugiado» en el caso de los procedimientos de Registro-RSD fusionados), los campos de estatus legal podrían actualizarse posteriormente tan solo creando un registro de cambio de estatus legal relacionado con el individuo en cuestión. Solo los usuarios con ciertos derechos de acceso pueden crear un registro de cambio de estatus legal⁶, y esto normalmente no es un rol para el personal de registro.

6 El acceso a cambiar el estatus legal es exclusivo para usuarios con los siguientes roles de acceso de usuarios: Avanzado Extendido de RSD, Intermedio Extendido de RSD, Actualizador de Estatus de RSD y Administrador del Sistema.

El estatus de proceso de grupo de registro e individuo refleja eventos y cambios tales como llegadas y salidas, retornos y reaperturas, defunciones y otras ausencias que tienen un impacto en el estatus del registro. Existen cinco estatus de proceso. Los registros de registro con el estatus de proceso Activo, En espera o Inactivo se pueden actualizar y cambiar. Los registros Cerrados o Erróneos no se pueden actualizar o cambiar de ninguna manera antes de reactivarlos primero. En la guía de ingreso de datos de v4 se establecen las descripciones de las diferentes razones de cambio en estatus de proceso en proGres.

Activo -> Los registros con este estatus de proceso indican que se entiende que el individuo relacionado está presente en el país de asilo y es de interés para el ACNUR. Durante el registro inicial, el estatus de proceso se ajusta automáticamente en Activo. Los individuos con un estatus de proceso activo se contabilizan como parte de la población «activa» y se incluyen en estadísticas. Ver también Reactivar registros a continuación.

En espera -> Colocar a un individuo en En espera es una medida excepcional para alertar a cada unidad funcional en una operación de país del ACNUR que podría ser necesario suspender temporalmente los procesos con respecto a ese individuo a la espera de más consultas, incluyendo aquellas sobre el paradero del individuo, o de una decisión sobre una política. A los individuos que están en En espera se les debería revisar su situación con regularidad para comprobar que el estatus de proceso aún esté garantizado; este no debería ser un estatus de proceso indefinido. Los individuos con este estatus de proceso se toman en cuenta en estadísticas y podrían ser elegibles para asistencia, dependiendo de las SOP.

Inactivo -> Este estatus de proceso significa que no se ha verificado a un individuo como presente y que su paradero aún no se ha confirmado. Cuando se determina la ubicación del individuo, el registro debería ya sea activarse (si la persona reestablece contacto) o cerrarse con la razón adecuada para el cierre. Un individuo cuyo estatus de proceso es Inactivo no se contabiliza como parte de la población «activa» y no se incluye en estadísticas.

Una razón frecuente para inactivar un registro es cuando el individuo no se presenta para renovación de documentos o verificación o está ausente durante distribución de asistencia en ocasiones sucesivas y se cree razonablemente que podría haber salido del país. No se debería inactivar el registro de un individuo hasta que todas las consultas necesarias sobre su seguridad y bienestar se hayan realizado; un individuo que ha perdido contacto con el ACNUR en realidad podría estar en detención o necesitar urgentemente intervención de protección.

No se pretende que el estatus de proceso Inactivo tenga un afecto punitivo de ninguna manera. Cabe mencionar que un individuo cuyo estatus de proceso es inactivo no pierde su condición de refugiado (siendo estatus de proceso y estatus legal dos campos de datos distintos) y podría ser reactivado al reestablecerse contacto con el ACNUR y, conforme a los SOP, habiéndose realizado una entrevista breve (ver Reactivar registros a continuación). Además, inactivar el registro de un individuo no tiene un efecto en el estatus de proceso de otros miembros del grupo de registro, con la excepción de un posible cambio al punto focal del grupo o recolector de asistencia.

Cerrado -> Cerrado se usa para indicar que se ha confirmado que un individuo ha retornado, salido, fallecido o ya no está presente en el país o ya no es de interés. Nótese que solo porque un registro de individuo se haya cerrado no significa necesariamente que esta persona ya no es de interés para el ACNUR. Por ejemplo, una persona refugiada reasentada seguirá siendo una persona refugiada de interés para el ACNUR a pesar de que su registro de registro debería cerrarse en el primer país de asilo. En muchas situaciones, sin embargo, un individuo cuyo registro está cerrado en efecto deja de ser de interés para el ACNUR, por ejemplo, cuando la solicitud de condición de refugiado de una persona solicitante de asilo es rechazada en última instancia, o si un individuo pierde la condición de refugiado como resultado de una cesación, revocación o cancelación.

Erróneo: Este estatus de proceso se usa para señalar los registros que se crearon por error (p. ej. registros duplicados) ya que no es posible eliminar un registro una vez creado. No se debería tener en cuenta ningún registro erróneo. Los registros con estatus de proceso «erróneo» no pueden cambiarse, actualizarse o editarse de ninguna manera sin antes cambiar a un estatus de proceso editable, es decir, «Activo«, «En espera» o «Inactivo«.

Un registro desactivado podría reactivarse tras una corta entrevista de verificación a cargo del personal de registro o de protección para identificar cualquier necesidad de protección o asistencia específica. Los registros inactivos se pueden reactivar por individuo o por grupo.

Un registro que se ha cerrado se puede reactivar tras una entrevista de verificación a cargo del personal de registro o de protección para entender las circunstancias relacionadas e identificar cualquier necesidad de protección o asistencia específica. En algunos casos, una solicitud para reactivar un registro cerrado podría generar preocupaciones de integridad. Los registros cerrados se podrían reactivar por individuo o por grupo.

Tome en cuenta que los individuos cuyos registros eran registros cerrados no deberían someterse a un nuevo registro.

La actualización de la información de dirección y contacto debería ser a cargo del personal del ACNUR (y socios, cuando sea posible) a partir de una declaración del individuo en cuestión. Cuando la tecnología lo permita, las oficinas deberían optar por enfoques digitales (p. ej. kiosco de autoservicio o aplicación móvil) para permitir a individuos reportar actualizaciones de dirección y contacto de forma cómoda y eficiente, ya que estos pueden cambiar con frecuencia, dependiendo del contexto. Es de particular importancia dar seguimiento y registrar los cambios de domicilio para individuos en centros de detención, por ejemplo, si son transferidos de un centro de detención a otro o liberados de la detención y puestos en alojamiento comunitario.

Las necesidades específicas a menudo varían con el tiempo: pueden mejorar o deteriorarse con el tiempo, o podrían tener una duración determinada por su naturaleza, por ejemplo, las necesidades asociadas al embarazo o las situaciones relacionadas con la edad. Un objetivo clave del registro continuo es garantizar que se identifiquen nuevas necesidades específicas, y que el estatus de proceso de las necesidades específicas ya registradas se actualice, según aplique. Esto garantiza que los datos de necesidades específicas se mantengan precisos con el tiempo, permitiendo la prestación de intervenciones destinadas y aportando a la programación de protección.

Los SOP deberían definir cuál personal es capaz de registrar o actualizar cuáles tipos de datos de necesidades específicas. Por ejemplo, ciertas necesidades específicas se deberían derivar de forma sistemática a personal especializado o de protección para que se confirmen o actualicen (p. ej. necesidades específicas relacionadas con VSG), mientras que el personal de registro podría actualizar otras necesidades con base en una declaración o evidencia presentada (p. ej. madre o padre soltero). En la medida de lo posible, todo el personal involucrado en la gestión de casos debería ser responsable de actualizar los datos de necesidades específicas en PRIMES o derivar a individuos a personal especializado o de protección para este fin. Una guía general sobre identificar, registrar y actualizar necesidades específicas se incluye en los Módulos 5.1 (Priorización de las personas con necesidades específicas en la Recepción) y 5.3 (Identificación de las necesidades específicas y derivación de las personas interesadas de acuerdo con los SOP).

En el caso de personas con discapacidades, la subidentificación es un desafío que afecta todos los demás aspectos de la protección, la asistencia y las soluciones. El fin de identificar a personas con discapacidades es señalar a individuos que podrían estar en riesgo elevado de protección o que podrían necesitar apoyo específico para tener acceso equitativo a protección, asistencia y soluciones. En la Cumbre Mundial sobre Discapacidad en 2018, el ACNUR se comprometió a mejorar la identificación y el registro de personas con discapacidades y desde entonces ha adoptado el compromiso de garantizar que se recolecten datos de discapacidad en todas las operaciones, y que estos se desagreguen en conjunto con edad y sexo.

Una manera de promover un registro más efectivo de necesidades específicas relacionadas con discapacidad y reducir el estigma asociado con declarar discapacidades es aplicar el conjunto pequeño de preguntas del Grupo Washington (WG por sus siglas en inglés) (en inglés) durante el registro continuo y la verificación. Las preguntas del WG apuntan a identificar las maneras en las que la discapacidad de un individuo afecta su acceso a derechos y asistencia en igualdad de condiciones con respecto a lo demás. Se deberían hacer a todos los miembros del hogar, cuando sea posible. Cuando las exigencias operativas no lo permitan, las preguntas se deberían formular al punto focal del grupo de registro o a miembros adultos de la familia, en nombre de los individuos dentro de la familia. Para los individuos que tienen dificultades para comunicarse, es importante preguntar primero cómo prefieren comunicarse (p. ej. por escrito, en lenguaje de señas o con asistencia de una persona de apoyo). No se deben hacer preguntas de triaje antes de formular estas preguntas (p. ej. «¿tiene usted una discapacidad?»), ya que la discapacidad se entiende de forma diferente en diferentes contextos y a menudo conlleva estigma. Además, hacer preguntas sobre discapacidad podría crear expectativas de asistencia que no se pueden cumplir. Si se dice una introducción, entonces debería ser: «las siguientes preguntas hacen referencia a dificultades que usted podría tener al realizar ciertas actividades a causa de un problema de salud».

El conjunto del WG comprende seis preguntas que en términos generales corresponden a las subcategorías de discapacidad de necesidades específicas existentes que se encuentran en PRIMES:

• ¿Tiene usted dificultad para ver, incluso si usa anteojos?
• ¿Tiene usted dificultad para escuchar, incluso si usa un aparato auditivo? 
• ¿Tiene usted dificultad para caminar o subir gradas?
• ¿Tiene usted dificultad para recordar o concentrarse?
• ¿Tiene usted dificultad (con el autocuidado) para lavarse completamente o vestirse?
• Al usar su idioma normal (de costumbre), ¿tiene usted dificultad para comunicarse, por ejemplo, para entender o para que le entiendan?

Cuando la(s) respuesta(s) a las preguntas anteriores son:

– Sí, mucha dificultad, o
– No puedo hacerlo del todo

entonces se debe registrar la necesidad específica en PRIMES usando los códigos de necesidades específicas pertinentes, en combinación, según sea necesario, con el campo de comentarios para explicar el impacto de la discapacidad.

Los SOP deberían determinar, como parte del conjunto de datos definido para una población particular, cuáles parientes deberían registrarse en el registro continuo. Por ejemplo, la familia nuclear u otros parientes cercanos a menudo será importante registrarlos, mientras que todas las niñas y niños menores se deberían registrar de forma sistemática, incluso si permanecen en el país de origen. De forma similar, los parientes ausentes de niñas y niños no acompañados o separados se deberían registrar a fin de ayudar a determinar la nacionalidad de un menor, facilitar la reunificación familiar y aportar a la gestión de casos y las soluciones. Dependiendo del contexto operativo, podría haber otros fines de gestión de casos de registrar a parientes específicos, por ejemplo, aquellos que residen en un país de reasentamiento.

Las actualizaciones de los datos de educación, idioma, habilidades y ocupación se deberían efectuar en PRIMES cuando sea que la información se dé a conocer. Se alienta a las operaciones a registrar estos y otros datos socioeconómicos durante el registro continuo y la verificación, cuando sea viable y apropiado, en colaboración con colegas de Medios de Vida. Los datos socioeconómicos brindan información sobre pobreza (consumo de hogares en contraste con la línea de pobreza) y estándares de vida (educación, empleo, vivienda, activos, condición de salud) y son de relevancia para la programación y promoción del ACNUR, por ejemplo, sobre desarrollo de habilidades y capacitación, acceso a servicios u otras vías para la inclusión, dependiendo del contexto nacional. Además, la promoción y el desarrollo de políticas en el nexo humanitario y de desarrollo requiere datos socioeconómicos y el ACNUR está en una buena posición para recolectarlos como parte de las actividades de registro, aplicando un conjunto de datos expandido (p. ej. RII y trabajando con colegas involucrados en el diseño y la implementación de encuestas socioeconómicas, cuestionarios y otras metodologías de recolección de datos que se pueden asumir de forma paralela a la actividad de registro.

Los códigos de experiencia laboral en PRIMES se basan en la Clasificación Internacional Uniforme de Ocupaciones (CIUO). Esta clasificación se enfoca en capturar información sobre las habilidades y labores de un puesto dado y no en la industria específica en la que existe el puesto, que podría ser de menos relevancia. Por ejemplo, si una persona refugiada trabajaba como un guardia de seguridad por las noches en una fábrica de textiles, la ocupación de esta persona es la información relevante (guarda de seguridad), no la industria del establecimiento donde trabaja la persona (fábrica de textiles). De forma similar, las habilidades, cuando se entienden como experiencia laboral presente o pasada, también se deberían capturar con los códigos de clasificación CIUO en PRIMES.

En términos generales, los campos de «consentimiento» en el formulario de datos de individuo no necesitan actualizarse de forma regular. Por ejemplo, no se requiere renovar el consentimiento cada vez antes de que la información de necesidades específicas y de identidad se verifique y actualice. En muchos contextos operativos, el consentimiento para procesar datos para los fines de protección y entrega de asistencia podría considerarse «abierto» en el sentido de que podría estar implícito en el consentimiento continuo de un individuo dado para permanecer registrado con el ACNUR y beneficiarse de la asistencia y el acceso a servicios continuos.

En ciertos contextos, sin embargo, las circunstancias podrían ser tales que el consentimiento abierto no se debería dar por un hecho, y se debería dar a los individuos una oportunidad para brindar consentimiento renovado y recibir asesoría sobre su derecho a retirar su consentimiento. Por ejemplo, no se debería presuponer el consentimiento necesariamente cuando:

• El consentimiento que se brindó inicialmente para compartir datos personales con socios para fines de asistencia no era «libre e informado» debido a circunstancias del momento (p. ej. emergencia de refugiados);
• El consentimiento se relaciona con la participación en una actividad ad hoc, tal como una encuesta u otro servicio que el individuo razonablemente no esperaría que continuase por un tiempo prolongado;
• El consentimiento que se brindó inicialmente se relacionaba con un conjunto de datos reducido, mientras que ahora el individuo solicita compartir datos personales adicionales;
• El consentimiento inicial lo brindó una madre o un padre o un cuidador cuando una persona era menor de 18 años y esa persona ahora es adulta;
• Puesto que el consentimiento se brindó al inicio, ha habido un cambio sustancial de las circunstancias vinculadas con las disposiciones de procesamiento de datos e intercambio de datos, por lo cual sería razonable solicitar a los individuos renovar su consentimiento o brindar a los individuos la oportunidad de retirar su consentimiento.

Las personas adultas deberían actualizar sus fotografías durante la renovación de documentos. En general, es una buena práctica actualizar las fotografías cada tres a cinco años. Para las niñas y niños, las fotografías se deberían actualizar con más regularidad cuando sea viable, puesto que su apariencia podría cambiar de forma considerable en un intervalo de tiempo más corto. Al emitir de nuevo documentos de identidad, el personal debería asegurarse de que el individuo sea reconocible en su fotografía y que las fotografías se tomen de nuevo cuando sea necesario. Referirse al Módulo 5.2  El registro como un proceso de gestión de la identidad) para obtener guía general sobre la toma de fotografías.

Las actividades de registro continuo deberían utilizarse como una oportunidad para actualizar los datos biométricos de niñas y niños, así como de personas adultas según las siguientes directrices de BIMS:

Las personas registradas refugiadas y solicitantes de asilo de 5 años de edad o mayores a quienes no se les ha captado sus datos biométricos aún y que se acercan a la Oficina por alguna razón se deberían derivar a colegas de Registro para la captación de datos biométricos antes de que se vayan de la Oficina.

En los casos en que un individuo cuyos datos biométricos han sido captados no aparece en BIMS durante una comprobación de identidad o su biometría corresponden incorrectamente a otro individuo, los colegas deberían referirse a la Guía de Referencia Rápida (en inglés) e BIMS o derivar el caso al punto focal de BIMS en la operación.

Para obtener más guía, refiérase al Módulo 5.2. El registro como un proceso de gestión de la identidad) y a la página de Soporte de BIMS (en inglés) en SharePoint.

Las personas recién llegadas que son miembros de una familia nuclear de individuos registrados, u otros miembros de la familia que dependen del grupo de registro⁷ podrían solicitar ser agregados a un grupo de registro existente. Se debería registrar a las personas recién llegadas que son no dependientes y que se acercan al ACNUR en el contexto de actividades de registro continuo, según los procedimientos para registro inicial expuestos en el Módulo 5. Los SOP deberían explicar cuáles miembros de la familia se deberían agregar a un grupo de registro y cuáles se deberían registrar en un grupo de registro aparte y vincular con el otro grupo.

Al agregar a nuevos individuos a un grupo de registro, el personal de registro debería realizar esfuerzos razonables para verificar la autenticidad de la relación familiar o la dependencia social, económica o emocional entre los individuos en cuestión que se afirma. Esto implica hacer preguntas según sea necesario y considerar la información documental y otra que esté disponible así como tomar en cuenta las normas sociales y culturales pertinentes. Excepto cuando los colegas o socios de protección han evaluado y determinado que no sería beneficioso para la niña o el niño, todos los menores se deberían agregar al grupo de registro de los miembros de su familia.

7 Referirse a la definición acordada de «Grupo de registro» en la operación. El módulo 5.2 de la guía se refiere a Grupo de Registro como a una familia (nuclear o extendida) que vive junta y se identifica como una familia y para quien se presume una relación de dependencia social, emocional o económica (p. ej. abuelas y abuelos, madre y padre, hermanas o hermanos menores, adultos y niñas y niños dependientes).

Uno o más miembros de un grupo de registro podrían solicitar:

• Fusionar su grupo de registro con otro grupo de registro;
• Dividir su grupo de registro en dos (o más) grupos de registro;
• Transferir uno (o más) individuos a otro grupo de registro o  
• Cambiar el punto focal de su grupo de registro

Los cambios en la composición del grupo de registro frecuentemente son a causa de eventos vitales (p. ej. cambio en estado civil) u otros eventos tales como salida a un tercer país o retorno al país de origen. Asimismo, algunas operaciones podrían implementar de forma sistemática ciertos cambios en la composición del grupo, por ejemplo, creando un grupo nuevo para individuos que han alcanzado la mayoría de edad, separándolos del grupo de registro de sus padres.

La funcionalidad (entre países) de Solicitud de Transferencia de Datos (DTR por sus siglas en inglés) permite a una unidad de operaciones del ACNUR en un país solicitar y recibir a través de PRIMES un registro de registro registrado por una UO del ACNUR en otro país. Ya que PRIMES es una base de datos global, la funcionalidad (entre países) de DTR sencillamente mueve un registro de registro⁹ de la UO solicitada a la UO solicitante, evitando así la creación de un nuevo registro de registro para el mismo individuo. Esto permite al ACNUR mantener un registro de identidad único para cada individuo sin importar si hay movimiento sucesivo o repatriación voluntaria, de la misma manera que mantiene un registro biométrico único en BIMS.

Todas las transferencias de datos entre países mediante esta funcionalidad en PRIMES deben cumplir con los principios básicos de procesamiento de datos personales expuestos en la política del ACNUR. La justificación para (ii) iniciar una DTR y (ii) ejecutar una DTR se debería exponer de forma exhaustiva en los SOP y se debería relacionar con los siguientes fines de gestión de datos/identidad:

• Mantener un registro de identidad único y continuo para cada individuo
• Minimizar la duplicación de recolección de datos
• Verificar la identidad tras la salida y de nuevo tras la llegada (cuando se utiliza con biometría)
• Minimizar la duplicación de esfuerzos relacionados con la gestión de casos

El volumen y el tipo de datos que se transferirán dependerán del fin de la transferencia. Por ejemplo, transferir un registro de registro a un nuevo país de asilo podría requerir un volumen y un tipo de datos personales diferentes a si fuera en el contexto de repatriación voluntaria, donde solo son necesarios datos mínimos.

Cualquier documentación emitida por el ACNUR en un país de asilo anterior ya no será válida y el personal de registro debería confiscarla en el momento de la emisión de documentos en el nuevo país de asilo.

8 Las solicitudes por escrito deberían contener toda la información relevante, incluyendo: los cambios solicitados, la razón del cambio, una(s) firma(s) y el nombre del solicitante, el número de caso y la fecha así como cualquier información pertinente. Cuando la información brindada por el solicitante no esté clara se debe realizar una entrevista breve para verificar los hechos.

9 Las transferencias de datos entre países de casos en otros módulos (Protección, DCR, reasentamiento, etc.) no es posible realizarlas en la actualidad, y sería necesario ingresar de nuevo los datos relacionados. Se requerirán los permisos específicos para solicitar y aprobar la transferencia de estos datos.

Los documentos de identidad están sujetos a la renovación, usualmente cada dos años, aunque los periodos de validez podrían ser más largos o cortos dependiendo de las exigencias del contexto operativo. Por ejemplo, para poblaciones de alta movilidad (p. ej. movimientos mixtos) podrían ser necesarios periodos de validez más cortos para garantizar la calidad y la precisión de los datos. En el Módulo 5.3 (Documentación) se discuten puntos clave a considerar con respecto a la duración de la validez de documentos.

El cronograma de renovación de documentos lo determina la fecha de expiración de documentos emitidos previamente. Por ende, la expiración de los documentos debería estar espaciada tomando en cuenta la capacidad futura predicha para procesar las renovaciones. Se debería informar y recordar a los individuos durante su entrevista de registro, mediante los canales adecuados, que deberían acercarse al ACNUR para renovar sus documentos antes de que expiren. La renovación de documentos se lleva a cabo tras una entrevista en la cual se verifican y actualizan datos de identidad y registro, y se registra cualquier cambio en la composición de la familia. Se debería verificar biométricamente a un individuo para garantizar que el documento se emita a nombre de la persona correcta.

La cancelación o el reemplazo de documentos de identidad perdidos, dañados y expirados se discute en el Módulo 5.3 (Documentación). Los procedimientos deberían basarse en los SOP de RSD locales y ser acordes con estos, según sea pertinente, y estar en línea con las Normas de Procedimiento de RSD sobre emisión y cancelación de documentación.

Las tarjetas de derechos podrían tener o no una fecha de vencimiento. Las tarjetas de racionamiento no tienen fecha de caducidad; se intercambian cuando hay que corregir el tamaño de la familia, cuando se han perforado todos los números o si se han vuelto ilegibles debido al desgaste. Si se pierden, las tarjetas de racionamiento pueden ser reemplazadas y actualizadas en PRIMES, desactivando las tarjetas antiguas. Las tarjetas de ración invalidadas que reaparecen durante la distribución deberían ser confiscadas. Ver el Módulo 5.3 (Documentación) para obtener más guía.