La expedición de documentos de identidad para las personas refugiadas es responsabilidad primordial del gobierno del Estado de acogida. En el marco del Marco de Respuesta Integral para los Refugiados (CRRF, por sus siglas en inglés) y del SGD 16.9 (identidad legal para todos), el ACNUR aboga por que la autoridad nacional de registro emita documentos de identidad con el mismo diseño y especificaciones que aplica a los documentos de identidad expedidos a los nacionales. Los documentos de identidad expedidos por las autoridades nacionales garantizan que la identidad y la condición de los refugiados se reconozcan formalmente en el país de asilo, facilitando el acceso a los derechos, la protección, los servicios y las oportunidades como residentes legales.

Cuando un gobierno de acogida está dispuesto a expedir documentos de identidad de refugiados pero carece de la capacidad o los recursos para hacerlo, el ACNUR puede proporcionar apoyo técnico y/o material para que el gobierno pueda expedir documentos de identidad para las personas refugiadas. La autoridad emisora sigue siendo el gobierno de acogida, y el logotipo del gobierno aparece en el documento de identificación.

En el contexto del registro conjunto, en el que el ACNUR y el gobierno de acogida trabajan en asociación durante todo el proceso de registro, con el objetivo más amplio de fortalecer los sistemas y capacidades nacionales de registro y documentación, los documentos de identificación de las personas refugiadas pueden expedirse conjuntamente. Cuando el ACNUR y el gobierno de acogida expiden conjuntamente las tarjetas de identificación de los refugiados, sigue siendo preferible que sólo aparezca el logotipo del gobierno como autoridad emisora, de modo que el documento sea, en la medida de lo posible, coherente con el diseño y la apariencia de la documentación en poder de los nacionales y otros extranjeros que son residentes legales en el país.  Si es necesario, pueden aparecer logotipos tanto del gobierno como del ACNUR. Si se utilizan ambos logotipos, el logotipo del gobierno debe estar a la izquierda y el del ACNUR a la derecha, ya que esto indica que el gobierno es el principal actor responsable.

Sólo en los casos en que el gobierno no esté de acuerdo con el uso de su logotipo, las tarjetas de identificación deben ir acompañadas únicamente del logotipo del ACNUR.

Además, los gobiernos de acogida deberían registrar los eventos vitales¹⁴ de las personas refugiadas y solicitantes de asilo que se produzcan en su territorio y expedir la documentación correspondiente. Esto es de suma importancia en relación con los nacimientos, que deben registrarse sistemáticamente en el registro civil nacional de conformidad con los requisitos legales pertinentes¹⁵. El registro de nacimientos por parte de las autoridades nacionales establece la existencia de una persona en virtud de la ley y sienta las bases para la salvaguardia de los derechos humanos de la persona a lo largo de toda su vida, incluido el acceso a la educación, atención de la salud, trabajo, banca,  seguridad social, así como el registro de los nacimientos de sus propios hijos e hijas. El registro de nacimiento también es fundamental para reducir el riesgo de apatridia. Si bien el registro de nacimiento no confiere por sí mismo la nacionalidad, constituye una prueba importante de dónde nació la niña o el niño y quién es su madre y padre, por lo que proporciona información clave para hacer valer el derecho de la niña o el niño a la nacionalidad en función de su lugar de nacimiento (jus soli) o de su ascendencia (jus sanguinis). El registro de nacimiento en proGres no reemplaza el registro realizado por las autoridades del país de nacimiento.

14 Incluyendo los registros de nacimiento, adopción, matrimonio, divorcio y muerte.

15 El registro estatal de los nacimientos de personas refugiadas y solicitantes de asilo debe incluir, como mínimo, el nombre de la niña o el niño, la fecha y el lugar de nacimiento y los nombres y nacionalidades de la madre y el padre

Cuando el gobierno de acogida no está a favor de emitir o conjuntamente emitir documentación de identidad a las personas registradas por el ACNUR, la Oficina debe proponerse a hacerlo siguiendo su mandato, con el consentimiento de las autoridades nacionales.¹⁶ El propósito de las tarjetas de identidad o certificados emitidos por el ACNUR es proporcionar a las personas refugiadas un documento que demuestre su identidad y su condición de refugiados de acuerdo con el ACNUR, lo que en muchos casos puede facilitar el contacto con actores oficiales y reducir los riesgos de protección relacionados, incluyendo la detención y la devolución. Estos documentos también pueden ayudar a las personas refugiadas a acceder a servicios como atención sanitaria y educación, así como a derechos como la libertad de circulación y el acceso al trabajo. La Oficina debería trabajar continuamente para garantizar que los documentos de identidad emitidos por el ACNUR sean reconocidos y respetados por las autoridades, ya sea formal o informalmente. Por ejemplo, el hecho de proporcionar a las autoridades encargadas de hacer cumplir la ley o a otras la capacidad técnica necesaria para verificar la autenticidad de las tarjetas de identificación emitidas por el ACNUR (por ejemplo, escaneando un código SQR) puede reforzar su legitimidad y reconocimiento, aun cuando no cuenten con el respaldo oficial del gobierno de acogida.¹⁷

Considere las siguientes recomendaciones relacionadas a la expedición y la gestión de los certificados de los solicitantes de asilo y refugiados emitidos por el ACNUR:

• Los documentos de identificación deberían imprimirse en papel seguro (ya sea de las reservas de DIRS o con las especificaciones de diseño compartidas con el Oficial Regional de Registro y de Gestión de Identidad/DIRS para garantizar la coherencia con los estándares del ACNUR);
• Los documentos de identificación se deben registrar in proGress utilizando la identificación de “documento”;
• Los SOP deben describir los procedimientos de expedición y de aprobación de documentos que utilizan papel seguro, por ejemplo:
  • El papel seguro debería controlarse de forma centralizada por un punto focal y emitido de acuerdo a la secuencia del número de serie y rastreado en consecuencia;
  • El número de serie del papel seguro emitido a cada persona debe registrarse en el campo “número” del registro del documento. Esto se puede registrar escaneando el código de barras directamente en el campo;
  • Cuando se renueva un documento, el número de serie del nuevo papel de seguridad debe registrarse en el campo “número”;
  • El papel seguro inválido (por ejemplo, un error de impresión) debe ser desechado (triturado), y rastreado como tal;
  • Cuando no se están usando los sellos, las estampillas y el papel seguro del ACNUR relacionados con la seguridad de los documentos deben almacenarse de forma segura, y debería haber procedimientos que establezcan quienes pueden utilizarlos (ver Lista de Verificación de Vulnerabilidades de Fraude) en inglés.
• También se debería estampar un sello del ACNUR en la firma del oficial que aprueba.
• Para contenidos estándares y características seguras de los documentos emitidos por el ACNUR, consulte el Anexo (en inglés), que contiene plantillas globales revisadas para refugiados, solicitantes de asilo y certificados de prueba de registro.

Las tarjetas de identificación, que siguen, en la medida de lo posible, el diseño, las dimensiones y el contenido de los documentos nacionales de identidad en el país de acogida, son la documentación preferida emitida por el ACNUR en la mayoría de los contextos. Esto se debe a que las tarjetas de identificación tienden a tener un valor de protección mayor que otras formas de documentación, debido a su formato particular, características de seguridad y durabilidad. Sin embargo, en las operaciones en las que no es posible expedir tarjetas de identificación, se debe expedir otra forma de documentación de identidad, como la de persona refugiada del ACNUR (certificado), solicitante de asilo (certificado), prueba de registro (certificado) u otra carta o documentación que atestigüe la identidad y la condición del titular según el ACNUR. El ACNUR debería velar por que se proporcione algún tipo de documento de identificación individual a todas las personas refugiadas y solicitantes de asilo, independientemente de su sexo o edad. Note que los documentos de identificación emitidos por el ACNUR deben ser distintos de los documentos de derechos emitidos por el ACNUR, de modo que los primeros sólo tienen valor para las personas para los que se emitieron, lo que los hace menos vulnerables al fraude. Los SOP deben establecer los procedimientos para la emisión de documentos y la forma de registrarlos en proGres.

Las tarjetas de identificación deben imprimirse al momento del registro. Sin embargo, si esto no es posible, deberán imprimirse y distribuirse lo antes posible y en un plazo de tres meses a partir de la fecha de registro. Mientras tanto, las personas de interés deben tener algún tipo de documento provisional que pueda imprimirse en papel normal o en papel seguro.

16 Conclusión No. 35 (XXXV – 1984) del Comité Ejecutivo del ACNUR

17 Por ejemplo, la aplicación «UNHCR verify-my» (en español: «ACNUR verifica-me») en Malasia.

En las operaciones que llevan a cabo la determinación de la condición de refugiado (RSD, por sus siglas en inglés) bajo mandato, se deben expedir  Certificados de Solicitante de Asilo del ACNUR a todas las personas que solicitan la condición de refugiado, y debe ser extendido según sea necesario (pendiente de decisión final de RSD ). El período de validez debe ser decidido por el Supervisor de la RSD basándose en el tiempo promedio para la tramitación de las decisiones en primera instancia en esa operación, y no debe exceder un año.¹⁸ Las tarjetas de identificación del ACNUR o los certificados de refugiado se emiten a todas las personas reconocidas bajo el mandato del ACNUR de manera individual.¹⁹

18 Para más información sobre expedición de certificados en el contexto de la tramitación de las solicitudes de RSD bajo mandato, consulte las Normas Procedimentales de RSD.

19 Para los principios generales, incluyendo el formulario y los procedimientos para expedir certificados de refugiados a las personas que se determine que cumplen con los criterios para ser reconocidos como refugiados según los procedimientos de determinación de la condición de refugiado bajo el mandato del ACNUR, refiérase a las Normas Procedimentales de RSD del ACNUR.

Los documentos de derechos se emiten generalmente a nivel familiar o grupal. Sin embargo, cuando la asistencia, beneficios o los servicios se prestan de forma individual, los documentos de derechos correspondientes se expiden a todas las personas que reúnen los requisitos. En proGres, un documento de derechos incluye: tarjetas bancarias, tarjetas de efectivo, tarjetas de derechos, tarjetas de racionamiento, fichas, vales u otros documentos. Un documento de derechos puede ser una tarjeta física o un mecanismo digital o automatizado. La política de EGD del ACNUR (en inglés) establece que las mujeres y las niñas deben tener igual acceso y control sobre la gestión y el suministro de alimentos, artículos básicos de socorro e intervenciones en efectivo.

Las tarjetas de racionamiento pueden ser emitidas a un individuo en un grupo de registro o, más comúnmente, al grupo en su conjunto. A diferencia de otros documentos de derechos, no es posible seleccionar a varios miembros de un grupo de registro para que figuren en una tarjeta de racionamiento. Las tarjetas de racionamiento de formato estándar están disponibles en las provisiones del ACNUR. Durante una actividad de distribución, la tarjeta de racionamiento se presenta en el mostrador de biometría, los datos biométricos se verifican utilizando la Herramienta de Distribución Global (GDT, por sus siglas en inglés), que está integrada con BIMS y proGres. Si se confirma que la identidad del portador de la tarjeta de racionamiento es legítima, la persona refugiada procede a recolectar su asistencia; si no es así, la persona refugiada es referida a la sección de litigio. Los nombres de los recolectores designados de alimentos y asistencia pueden ser modificados en proGres a lo largo del tiempo, según sea necesario.

Todas las tarjetas de racionamiento contienen lo siguiente:

• Nombre/logotipo del organismo emisor del documento (dos tipos: ACNUR sólo o ACNUR/PMA, según los acuerdos vigentes);
• Los números del 1 al 16 en el medio indican el tamaño de la familia. Se debe utilizar un perforador para perforar el número correcto. Cada miembro de la familia o grupo debe ser reconocido y registrado como parte del grupo con derecho a la asistencia.
• Si llega un miembro adicional de la familia, o nace un bebé, o en caso de cualquier cambio, división, fusión, cambio en la composición familiar, la antigua tarjeta de racionamiento debe ser cambiada por una nueva tarjeta con el tamaño de la familia actualizado. La antigua tarjeta de racionamiento debe ser destruida y registrada como inactiva, y el nuevo número de serie de la tarjeta de racionamiento debe ser ingresado en proGres.
• Los números del 1 al 34 a lo largo del borde, se refieren al ciclo de distribución. Las distribuciones se realizan por lo general mensualmente, a menos que la población beneficiaria sea demasiado grande, en cuyo caso pueden ser quincenales. En el contexto de las distribuciones mensuales, 1 indica enero, 2 indica febrero, 13 indica enero siguiente y así sucesivamente. En el caso de las distribuciones quincenales, los números indican el ciclo (y no el mes). Una vez recolectados los alimentos, se debe perforar el mes del ciclo de distribución. Las personas recién llegadas que se aproximan entre ciclos de distribución deben ser introducidas en el siguiente ciclo de distribución (los alimentos de emergencia se distribuyen para el número de días que faltan para la siguiente distribución). Si se pierde un ciclo de distribución, no se debe perforar el mes correspondiente. Los ciclos perdidos deben ser identificables y seguidos por un funcionario de protección. Las distribuciones de alimentos no se llevan a cabo de forma retroactiva y no se puede acceder a las distribuciones perdidas.
• Las letras de la A a la G se refieren a artículos no alimenticios, cada letra se refiere a un paquete, no a un artículo individual. Por ejemplo, si se está distribuyendo el paquete estándar de artículos básicos de socorro, «A» significa todos los artículos en esta distribución;
• Un código de barras único que revela el número único de la tarjeta de racionamiento cuando se escanea. El número de la tarjeta de racionamiento debe estar siempre registrado en el registro proGres del grupo.
• El reverso de la tarjeta de racionamiento está en blanco y tiene dos paneles de escritura en los que se puede escribir manualmente el nombre del titular de la tarjeta y/o el número proGres.

De acuerdo con el enfoque de EGD, una operación puede decidir, en consulta con las personas refugiadas, socios y  colegas de protección, emitir todas las tarjetas de derechos a las mujeres del hogar. En cualquier caso, las mujeres jefas de hogar deben figurar en la lista como recolectoras de alimentos y asistencia. En los hogares polígamos, cada cónyuge debe registrarse por separado para tener su propia tarjeta de racionamiento para sí misma y para sus hijas e hijos.

Los SOP deben establecer criterios y procedimientos para la sustitución y la tramitación de los documentos de derechos en cada operación. Las tarjetas de racionamiento no tienen fecha de caducidad; se intercambian cuando hay que corregir el tamaño de la familia, cuando se han perforado todos los números o si se han vuelto ilegibles debido al desgaste. Si se pierden, las tarjetas de racionamiento pueden ser reemplazadas y actualizadas en proGres, mientras que las tarjetas antiguas deben ser desactivadas. Se recomienda utilizar la nueva publicación de los documentos de derechos como una oportunidad para revalidar la información de registro y evaluar las necesidades y la situación de las personas de interés. Las tarjetas de racionamiento invalidadas que reaparecen durante la distribución deben ser confiscadas.

Como ya se ha mencionado, los documentos de identificación de las personas refugiadas deben ser expedidas por el gobierno de acogida, idealmente de acuerdo con las especificaciones locales para las tarjetas de identificación nacionales. En los contextos en los que aún no se ha establecido, el ACNUR puede producir y expedir tarjetas de identificación en el marco de su mandato. Algunas consideraciones clave para la planificación de las operaciones de producción y emisión de tarjetas de identificación incluyen:

La operación debe determinar, en consulta con el gobierno, según proceda, el grupo destinatario de las tarjetas de identificación, es decir, si todas las personas de interés deben recibir tarjetas o si sólo deben recibirlas las personas refugiadas. Debido a consideraciones presupuestarias, las tarjetas de identificación emitidas por el ACNUR suelen entregarse únicamente a las personas refugiadas. Sin embargo, en algunos casos puede ser apropiado expedir tarjetas de identificación a otras personas de interés, como las personas solicitantes de asilo, a la luz del contexto de protección u otras exigencias operativas.

La operación también debe determinar los límites de edad para la emisión de tarjetas de identificación. Para cumplir con las normas del ACNUR, como mínimo a todas las personas adultas (mayores de 18 años) se les debe expedir una tarjeta de identificación individual. Si a los nacionales del país se les expiden tarjetas de identificación a una edad más temprana, como los 16 años, la operación debería adoptar los mismos límites de edad. Las limitaciones de edad reducirán el número de tarjetas a imprimir y, por lo tanto, el coste total. Sin embargo, cuando existe un valor de protección en la expedición de tarjetas de identidad a niñas y niños pequeños (por ejemplo, si no se expide un certificado de nacimiento a personas refugiadas en el país de acogida), entonces el ACNUR debería hacerlo.

De lo contrario, debe existir un procedimiento para expedir tarjetas a las personas que alcancen el límite de edad.

Independientemente de los parámetros que se decidan, los documentos de identidad (como todos los documentos de identidad emitidos por el ACNUR) deben expedirse a hombres, mujeres y, en su caso, niños y niñas sobre una base totalmente equivalente e igualitaria.

El diseño de la tarjeta de identificación debe ser determinado por cada operación²⁰, junto con el gobierno de acogida. Tenga en cuenta las siguientes normas generales:

→ Tamaño y durabilidad

Las tarjetas de identificación normalmente tienen las siguientes especificaciones: Compuesto de PVC con las dimensiones: 85 x 54 x 0.76 mm (el tamaño de una tarjeta de crédito normal). Estas tarjetas tienen una durabilidad general de cinco años.

→ Elementos de seguridad

Para reducir la probabilidad de falsificación, las tarjetas de identificación deben contener características de seguridad como laminado holográfico y logotipo UV, además de la foto y los datos biográficos. Podrán añadirse elementos de seguridad adicionales, según proceda, al contexto operativo, por ejemplo, para permitir la lectura electrónica de los documentos de identidad. Dependiendo del tipo de característica de seguridad adicional, el tiempo de impresión de cada tarjeta puede aumentar.

El ACNUR almacena tarjetas de identificación en blanco, impresoras de identificación, rollos de hologramas UV que se laminan en cada tarjeta.

→ Información a imprimir en los documentos de identificación

En el frente de la tarjeta de identificación, los siguientes datos personales deben estar impresos en MAYÚSCULAS y en un tipo de letra de fácil lectura:

• Tipo y título del documento de identificación
• Nombre y logotipo de la(s) autoridad(es) emisora(s)
• Declaración general de derechos asociada al documento
• Número de documento único
• Nombre y apellidos
• Sexo
• Fecha de nacimiento
• Fotografía del individuo
• Fecha de emisión y vencimiento

→ No se recomienda imprimir la siguiente información en los documentos de identificación

En general, no se recomienda indicar en un documento de identificación ninguna información que pueda dar lugar a discriminación, como, por ejemplo, los datos sobre el origen étnico de la persona.

Dado que la tarjeta es una tarjeta de identificación individual, se recomienda no incluir en ella ningún dato relacionado con el grupo, como el número de registro del grupo, el número de la tarjeta de racionamiento, el tamaño de la familia o los datos relativos a los miembros de la familia. Los datos relacionados con el grupo cambian con el tiempo, lo que hace necesario revisar y volver a emitir tarjetas de identificación para todos los miembros del grupo si los datos del grupo cambian.

Por razones similares, por lo general no se recomienda incluir información sobre la dirección en las tarjetas de identificación, ya que sería necesario volver a emitir nuevas tarjetas cada vez que una persona se traslada a otra dirección, lo que aumentaría los costes y la carga administrativa.

→ Idioma en la tarjeta

Se recomienda que el texto de las tarjetas de identificación esté en el idioma local y en un idioma de las Naciones Unidas, que se acordará con el gobierno de acogida. Si el gobierno de acogida solicita que los campos para datos personales se impriman en la escritura local, se deben crear campos en proGres para conseguirlo.

→ Información estática y no estática en la tarjeta

Para facilitar la producción por lotes de tarjetas en blanco, acelerando el proceso de impresión y reduciendo los costes de producción, se aconseja que:

• el frente de la tarjeta, que sería en color, muestre toda la información no estática, como la información personalizada para la persona, el nombre de la tarjeta (por ejemplo, tarjeta de refugiado), el nombre de la autoridad expedidora y el logotipo o logotipos, y
• el reverso de la tarjeta puede imprimirse en blanco y negro, y sólo contener información estática como texto estándar e información general como notas explicativas y fecha de caducidad o período de validez.

Las firmas de las personas refugiadas no son una norma estándar. Si, en un contexto dado, se requiere una firma (escaneada) del portador de la tarjeta, se trataría de información no estática y, por lo tanto, sería preferible imprimirla en el frente de la tarjeta.

→ Autoridad expedidora y logotipo

Lo ideal es que aparezca el logotipo del Estado (o del ministerio del Estado de interés, según proceda) y no el del ACNUR, para reflejar la responsabilidad última del Estado en la protección de las personas refugiadas.  Si una Oficina lo considera necesario y apropiado, el logotipo del ACNUR puede utilizarse. El ACNUR aplica normas estrictas en relación con el uso de su logotipo, como se indica en el manual de marca (en inglés) del ACNUR.

Si en las tarjetas figuran los logotipos del Gobierno y del ACNUR, el logotipo del Gobierno debe estar a la izquierda y el del ACNUR a la derecha. Esta configuración indica que el Gobierno es el principal actor responsable. Lo mismo se aplica a las firmas digitales del Gobierno y del ACNUR, que deben imprimirse en el reverso. En los países que utilizan escritura de derecha a izquierda, la posición de los logotipos también debe invertirse.

A continuación, se presenta una tabla con todos los elementos recomendados para las tarjetas de identificación de personas refugiadas:

20 El diseño de la tarjeta de identificación y los acuerdos correspondientes con el gobierno sobre otros aspectos como la emisión, distribución y cancelación deben ser aprobados por los Asesores Legales de las respectivas Oficinas Regionales. La metodología de producción de tarjetas debe ser aprobada por el Funcionario de Registro y Gestión de Identidad Regional pertinente o por la Sección de Identidad Digital y Registro de la Sede (DIRS).

* La fecha de emisión o un número de serie único de la tarjeta es importante para distinguir entre varias tarjetas para la misma persona, por ejemplo, en caso de que se pierda una tarjeta y se emita una nueva tarjeta.

La duración del período de validez es decidida por la operación, en consulta con los gobiernos de acogida. En algunos contextos, puede ser apropiado seguir los estándares nacionales sobre la validez de los documentos de identificación. En otros, la operación puede escoger establecer un periodo de validez de tiempo corto, con el fin de verificar más a menudo a la población. En este caso, el periodo de la validez no debería ser muy corto para que no resulte muy engorroso para la población. Cuando las tarjetas se expiden a solicitantes de asilo en un contexto de RSD, su validez debe reflejar la duración media del procedimiento de RSD.

Los SOP deben describir el proceso de expedición y reemisión de las tarjetas de identificación. La operación debe contar con procedimientos claros sobre cómo procesar y eliminar las tarjetas antiguas que han sido retiradas.

En caso de pérdida o robo, la tarjeta de identificación antigua debe ser desactivada en proGres. La tarjeta perdida o robada puede distinguirse de la tarjeta reemitida por la fecha de emisión, la fecha de vencimiento o, si la tarjeta tiene un número de serie único, este número puede utilizarse para registrar qué documento debe ser desactivado.

Con respecto al almacenamiento seguro, los SOP deben establecer procedimientos relacionados con el acceso controlado a los materiales de la tarjeta de identificación, identificar a los miembros del personal responsables de los consumibles en blanco y cómo y dónde se almacenan. Todos los consumibles deben gestionarse, almacenarse y transportarse de forma centralizada en un entorno seguro. Consulte la Lista de control de verificación de vulnerabilidades de fraude (en inglés) para asegurarse que se toman las medidas preventivas básicas para evitar el uso indebido o el robo de los materiales y datos de las tarjetas de identificación. Las tarjetas pueden imprimirse ya sea por el gobierno o por el ACNUR.