La verificación es una actividad de registro de duración determinada que se realiza en un área definida o para una población específica y consiste en verificar y actualizar los registros de individuos y, según sea adecuado, recolectar información adicional. Los ejercicios de verificación restablecen la exactitud de las cifras poblacionales en un momento dado, produciendo los datos necesarios para determinar los requisitos de asistencia y diseñar la programación de la protección pertinente.

Las verificaciones son críticas en contextos en los que no se lleva a cabo el registro continuo, ya sea debido a dotación de personal u otros problemas operativos, o porque no funciona bien por razones relacionadas con el contexto del país o el entorno de protección. Además, las verificaciones pueden ser preferibles al registro continuo, por ejemplo:

• Cuando ha habido un cambio grande y repentino en el tamaño de la población como resultado de una afluencia, movimiento sucesivo o salida espontánea, la verificación puede restablecer rápidamente las cifras poblacionales exactas;
• En un contexto de post-emergencia, en el que el registro inicial de emergencia sólo recogió información mínima, se puede llevar a cabo la verificación para ampliar y mejorar los datos de población antes de que se establezcan procesos de registro continuo;
• Cuando haya preocupaciones de registro múltiple o fraude cometido por personas de interés, la verificación (con biometría) puede confirmar cifras poblacionales más rápidamente que las actividades de registro continuo;
• En los casos en que la expedición de documentación sea necesaria para proporcionar protección inmediata, la verificación permite al ACNUR llegar a toda la población de interés con mayor rapidez que el registro continuo.

Las entrevistas de verificación integrales, combinadas con el uso de biometría, mejoran la calidad de los datos en relación con el tamaño de la población y la singularidad de la identidad, y también tienden a dar lugar a una reducción de la población registrada, mediante la identificación más precisa de los registros dobles, las salidas espontáneas y las muertes no declaradas.

Se recomienda realizar ejercicios de verificación cada dos años.

Las verificaciones del ACNUR se rastrean cada vez más a través de portales en vivo (en inglés) de acceso público que muestran el progreso general y el ritmo de verificación diaria, semanal o mensualmente y por sitio/ubicación.

A diferencia de otras actividades de registro, que a menudo se inician en respuesta a acontecimientos como situaciones de emergencia u otras situaciones humanitarias que requieren una acción inmediata, las actividades de verificación son actividades planificadas y programadas de acuerdo a un cronograma establecido por la Oficina en consulta con la Dirección Regional y teniendo en cuenta las limitaciones, la capacidad y los plazos de ejecución necesarios. Las verificaciones son ejercicios costosos, y los preparativos¹⁰ deben ser exhaustivos, bien documentados y de acuerdo con un plan detallado. El plan debe incluir la fase inicial de consulta, el desarrollo de la estrategia y los recursos, diseño de procesos y SOP, preparación y equipamiento de sitios y reclutación y capacitación de personal¹¹.

Los ejercicios de verificación también proporcionan una oportunidad única para llevar a cabo otras actividades al mismo tiempo: entrevistas de gestión de casos, encuestas, identificaciones u otras intervenciones¹² que requieren acceso a todos los individuos de una población. Como tal, el Funcionario de Registro y Gestión de Identidad necesita consultar con otras unidades funcionales y socios operativos durante la fase de planificación en relación con la posible colaboración. Se pueden realizar otras actividades utilizando herramientas y bases de datos diferentes, pero los resultados deberían ser, en la medida de lo posible, también reflejados en proGres, ya sea en términos de elegibilidad para recibir asistencia, código de necesidades específicas o actualizar los registros individuales o de grupo en cualquier otro módulo de proGres.

10 Ver el Módulo 3 en general para obtener orientación sobre la planificación de actividades de registro de gran envergadura, y el Módulo 4 para obtener orientación sobre las campañas de información y la comunicación con las comunidades antes de un ejercicio de verificación.

11 Al desarrollar la capacitación para personal contratado para una verificación, el Funcionario de Registro y Gestión de Identidad debe analizar los datos de registro existentes en proGres en relación con la población a ser verificada (por ejemplo, ejecutando un script de datos) para informar a la capacitación sobre los vacíos existentes y los errores en los datos.

12 Por ejemplo, campañas de vacunación, identificación nutricional, cuestionarios de acceso a servicios (por ejemplo, asistencia a la escuela), encuestas socioeconómicas para informar a los destinatarios de la asistencia.

El Módulo 3 proporciona orientación sobre estrategia, presupuesto, conjuntos de datos, SOP, herramientas, dotación de personal, infraestructura y configuración en relación con las actividades de registro inicial, y los ejercicios de verificación incluirán muchas de las mismas consideraciones.

En general, los ejercicios de verificación se adaptan mejor a los asentamientos o campamentos que a los contextos urbanos. Sin embargo, las verificaciones también puede ser apropiadas ocasionalmente en contextos urbanos, por ejemplo, cuando las personas refugiadas urbanas están incluidas en un ejercicio de ámbito nacional dirigido principalmente a personas refugiadas en asentamientos o en campamentos, o cuando el registro continuo es inefectivo por razones de específicas del contexto, incluyendo dificultades prácticas, la existencia de riesgos legales, de seguridad, de protección o el coste de financiación.  La participación de los socios debe ser explorada como una alternativa a la implementación directa, cuando sea apropiado, en particular en términos de protección de la infancia y otras funciones durante la verificación.

Aunque la adquisición de materiales y equipos, así como la organización del transporte, la energía, la conectividad y el agua suelen ser más fáciles y fiables debido a la disponibilidad de artículos y servicios en un entorno urbano, los servicios urbanos de verificación a menudo implican retos logísticos, entre ellos:

El éxito de un ejercicio de verificación depende de una planificación adecuada, que incluye la búsqueda de los recursos humanos y financieros necesarios para llevar a cabo el ejercicio. La planificación debe llevarse a cabo en consulta con la Oficina Regional y como parte de la planificación de los puestos de trabajo (cuando se conozca de antemano) o como parte de la solicitud de aumento de puestos de trabajo, en caso de emergencia.

El costo de las actividades de verificación varía a nivel mundial como resultado de varios factores, entre ellos el tamaño de la población de interés, si el ACNUR lleva a cabo el registro directamente o en nombre del Gobierno o en apoyo de éste y el costo de la vida. La naturaleza de la operación tiene en cuenta el coste en cuanto a si se trata de una situación de emergencia o prolongada, campamento o urbano, número de sitios, distancias entre sitios, así como la capacidad y la infraestructura existentes. Los costos pueden reducirse si el Gobierno o un asociado en la ejecución pueden proporcionar una escuela, oficina u otros locales para llevar a cabo el proyecto de verificación.

El volumen de datos que debe recopilarse (por ejemplo, conjunto de datos  mínimo de emergencia o conjunto de datos completo  para la gestión de casos), así como el coste estimado de las actividades de verificación. Cada pregunta adicional añadida al conjunto de datos de registro equivale a un tiempo adicional, lo que se traduce en costes adicionales.

Además, hay una serie de costos «ocultos» en los ejercicios de verificación que no se reflejan en el presupuesto de verificación, especialmente con respecto a la ventaja del personal existente y la infraestructura existente para el ejercicio. Por ejemplo, el personal existente de registro, gestión de datos, gestión de información y protección pueden ser contratados para apoyar un ejercicio de verificación, para el cual los costos salariales relacionados no serán reflejados.

Ver el Módulo 3.2  (Recursos necesarios y presupuesto en el marco de la estrategia de registro ad hoc) para obtener orientación sobre las consideraciones financieras relativas, así como ejemplo del presupuesto necesario para la verificación.

Se requiere que los individuos estén físicamente presentes durante la verificación para que sus registros permanezcan activos en PRIMES, sean contados en las tarjetas de racionamiento, sean elegibles para recibir asistencia y se les emita documentación. Los documentos re-emitidos durante la verificación se enmiendan para reflejar el número de individuos presentes durante el ejercicio. Los individuos que estén ausentes durante la verificación tendrán sus registros inactivados a menos que se presenten para verificación en un día asignado o dentro del «periodo de gracia»¹³ comunicado en la campaña de información y a los demás miembros del grupo de registro.

Se debe pedir a la persona ausente que se dirija al ACNUR acompañada por el punto focal del grupo de registro (ya verificado) y con la tarjeta de racionamiento y la atestación/documentación de la familia en mano (si procede), a fin de que el personal de registro las sustituya por nueva documentación para reflejar el tamaño de grupo revisado. Los SOP deben determinar cómo debe responder el personal de registro a las ausencias inexplicables, especialmente de niños y niñas vulnerables u otras personas que dependen de los riesgos de protección en el contexto.

A la inversa, puede haber familiares recién llegados o no registrados¹⁴ que acompañen a un grupo de registro a su entrevista de verificación. Según los SOP, los nuevos miembros de la familia pueden ser añadidos (ver 8.2 Añadir una persona a un grupo de registro existente) al grupo de registro, y una tarjeta de ración revisada, un certificado de familia y/u otra documentación emitida que refleje el nuevo tamaño del grupo de registro. Otros parientes (abuelos, abuelas, primos, primas etc.) pueden no ser elegibles para ser registrados durante el ejercicio de verificación, dependiendo de los SOP y los criterios de admisibilidad establecidos para el ejercicio de verificación. Si no son admisibles, los SOP deben garantizar que dichas personas reciban asesoramiento sobre cómo y cuándo dirigirse al ACNUR para el registro inicial fuera del ejercicio de verificación. Deberían existir procedimientos específicos para garantizar que las niñas y niños separados o no acompañados no se queden indebidamente fuera del registro, incluso si se acercan durante el ejercicio de verificación.

Los pasos de la preentrevista en el flujo de proceso también deben identificar cualquier otra discrepancia que requiera evaluación antes de que los individuos procedan a la entrevista. Por ejemplo, un individuo puede ser identificado por parte de socios del gobierno como miembro de la población local o que se sospecha que es un combatiente o que por otro motivo no es de interés¹⁵ para el ACNUR. Igualmente, una persona puede no ser admitida en el ejercicio de verificación porque no cumple con los criterios de admisibilidad establecidos para el ejercicio.

En tales casos, el personal de registro debe aconsejar a los individuos que salgan del proceso y/o referirlos a la mesa de protección, según los SOP.

Las personas con necesidades específicas deben ser priorizadas en todos los pasos del proceso de verificación, incluyendo el acceso, la admisión y la recepción.

13 Usualmente 6 semanas, dependiendo del contexto operativo. Cuando tengan justificación, los individuos pueden obtener una cita para un registro móvil en un momento distinto.

14 Los miembros de la familia que se añadan a un grupo de registro durante la verificación deben cumplir con los criterios para la pertenencia a un grupo de registro en el contexto operativo, es decir, una familia (nuclear o extendida) que viva junta y se identifique como familia y para la que se presuma una relación de dependencia social, emocional o económica.

15 Una persona puede dejar de ser persona de interés debido al rechazo final de la solicitud de asilo, a la cesación, cancelación o revocación de la condición de refugiado, o al fallecimiento.

El Módulo 5 proporciona orientación sobre las entrevistas y la documentación en el registro inicial, gran parte de la cual se aplicará a las verificaciones. Además, el 8.2 contiene una guía detallada sobre la actualización de los datos de registro e identidad durante el registro continuo, que es aplicable a las verificaciones.

En los casos en que las actividades de protección, asistencia y soluciones en una operación se han ampliado o han evolucionado de alguna otra manera desde el último ejercicio de registro, los requisitos de datos para la planificación y ejecución de programas también pueden haberse ampliado o evolucionado. Como tal, el conjunto de datos aplicados en un ejercicio de verificación puede ser mayor que el que se había recolectado anteriormente para la misma población, lo que da lugar a entrevistas más largas. Esto tiene implicaciones para los cálculos de personal y la duración prevista del ejercicio de verificación en su conjunto. Ver Definir el conjunto de datos en el Módulo 3 para considerar los diferentes conjuntos de datos mínimos estándar y los tiempos promedio de las entrevistas. Para las verificaciones, el conjunto de datos recomendado es el Registro Integral Individual (RII).¹⁶

Cuando la verificación se utilice como una oportunidad para llevar a cabo otras actividades que requieran una entrevista individual u otra forma de participación, la duración de la verificación incrementará aún más.

16 Excepto cuando la recolección de los datos correspondientes no sea justificada de conformidad con la Política de Protección de Datos del ACNUR.

La actualización de las necesidades específicas durante la verificación es esencial. Esta información es crucial para que el ACNUR y sus asociados planifiquen actividades que atiendan específicamente a las vulnerabilidades que prevalecen en la población de interés. En los casos en que el ACNUR no lidere el ejercicio de verificación sino que apoye un ejercicio de verificación del gobierno, el ACNUR siempre debe abogar por el registro de las necesidades específicas como parte del conjunto de datos. Las nuevas necesidades específicas deben ser identificadas y las necesidades registradas previamente deben ser referidas a los colegas de Protección para ser revalidadas o inactivadas, de acuerdo con los SOP.

Ver el Módulo 8.2 (Actualizar necesidades específicas)  para obtener orientación sobre el registro y la actualización de las necesidades específicas en el contexto de las actividades de registro continuo. Además, en el Módulo 5.1 (Priorización de personas con necesidades específicas durante la Recepción) s y  en el Módulo 5.2 (Identificación de las necesidades específicas y referencia de las personas interesadas de acuerdo con los SOP) puede encontrar una guía general sobre el registro y la actualización de las necesidades específicas.

El control de calidad es un paso esencial antes de la impresión de nueva documentación. El personal de control de calidad debe garantizar que no falte ninguna información o que ésta sea incoherente (por ejemplo, que el sexo sea coherente con el nombre y el estado civil, que las necesidades específicas se ajuste a la edad o al sexo cuando sea necesario, que los familiares estén registrados correctamente en particular en el caso de los padres de niños y niñas no acompañados o separados). Una vez que toda la información haya sido verificada para su exactitud, el personal de control de calidad podrá enviar el registro actualizado para su impresión (en forma de tarjeta de identificación, certificado u otro documento de identidad seguro). El grupo de registro también recibirá una nueva tarjeta de racionamiento según corresponda.

Ver el Módulo 8.2 (Renovación, reemplazo, nueva emisión y cancelación de documentos) así como el Módulo 5.3 (Documentación) para obtener orientación sobre la emisión, nueva emisión y cancelación de tarjetas de identificación, y el personal debe consultar las Normas de Procedimiento de RSD sobre la emisión de documentación para personas refugiadas.

Los resultados de los ejercicios de verificación deben ser comunicados sistemáticamente por las operaciones de los países. Esto se aplica tanto en los casos en que el ACNUR gestiona la actividad de verificación en su totalidad como en los casos en que el ACNUR apoya al gobierno en el registro, utilizando las herramientas del ACNUR. La línea base de cifras poblacionales y los datos demográficos de la población que será verificada deberían registrarse antes del comienzo del ejercicio y reevaluarse al final del ejercicio de verificación. Los resultados del ejercicio de verificación deberían permitir que las operaciones del país determinen:

• El aumento o disminución neta de las cifras poblacionales;
• El porcentaje de la población registrada en BIMS, según corresponda;
• Inconsistencias de los datos que fueron identificadas y corregidas durante el ejercicio;
• Inconsistencias y posibles problemas de integridad identificados, resueltos y/o referidos;
• Número de personas con vulnerabilidades identificadas y referidas;
• Número de personas a las que se les ha expedido documentación de identidad para garantizar su protección;
• El costo medio del ejercicio, por personas refugiada.

En los casos en que los ejercicios de verificación revelen diferencias significativas entre las poblaciones estimadas y las reales, se debe informar estas diferencias al personal administrativo principal de la operación y la región para evaluar el impacto en las necesidades de recursos y la asignación de los mismos y reflejar las cifras poblacionales revisadas en el presupuesto para el año siguiente.

La entidad de verificación en proGres v4 permite a las operaciones planificar, rastrear e informar sobre el progreso de una verificación o un ejercicio de registro continuo. Todas las personas cuyos registros hayan sido actualizados y verificados, ya sea por medio de un registro continuo o a través del ejercicio de verificación deberán registrarse como ‘verificados’ utilizando la entidad de verificación. La entidad de verificación también facilita el rastreo del uso y la frecuencia del ejercicio de verificación a nivel mundial.

Las verificaciones pueden desempeñar un papel importante en la identificación sistemática de las niñas y niños refugiados nacidos en el país de asilo que no poseen documentación de nacimiento. El ACNUR debería establecer procedimientos por los cuales dichos casos sean referidos a las autoridades locales a los efectos del registro de nacimiento y la expedición de la documentación correspondiente. La identificación y el seguimiento de los nacimientos aún no registrados en el sistema de registro civil ayudan a prevenir la apatridia entre la población de personas refugiadas y promueven el acceso a la documentación que prueba la identidad legal. Ver el Módulo 8.2.  (Registro de nuevos nacimientos) para obtener más información sobre el papel del ACNUR en el registro de nacimientos.