Es importante consultar documentos que se han desarrollado para la actividad de registro para ayudar a determinar los requisitos exactos de una actividad de registro; el mapa de flujo de proceso y los SOP son herramientas de particular utilidad para visualizar las necesidades de materiales y equipo. Un SOP sólido indica en cada etapa en el flujo de proceso los recursos de material requeridos para llevar a cabo con éxito la actividad en cuestión. Los siguientes son algunos de los documentos y las fuentes de información clave en este sentido:

• El plano escalonado del registro – un mapa preciso ayudará a determinar:
  • El tamaño requerido para el/los sitio(s) de registro,
  • La cantidad de muebles (escritorios, sillas) requeridos para todas las etapas del proceso de registro así como,
  • Las áreas de espera, requisitos de TI (computadoras, impresoras, electricidad, conectividad),
  • Los artículos de oficina y otro equipo requerido en cada etapa para llevar a cabo la actividad relacionada.
• La cantidad de sitios y ubicaciones: una evaluación de todos los sitios que se utilizarán dirá si se requiere una inversión y en qué medida por parte del ACNUR para construir o darle un fin nuevo a una estructura para el registro. Analizar la escala y el cronograma de una actividad de registro en términos de sitios y ubicaciones también indicará tanto una estimación del volumen de cada artículo requerido, así como la probabilidad de su deterioro por desgaste con el tiempo.
• Niveles de dotación de personal: Una vez que se hayan decidido los niveles de dotación de personal, esto indicará de forma directa la cantidad de computadoras portátiles que se necesitan, así como los artículos de oficina y otras herramientas que se asignarán a cada miembro del personal, así como la cantidad de impresoras y otros equipos compartidos que se requieren.
• Naturaleza de las disposiciones de alojamiento y transporte para el personal: ¿se está quedando el personal en hoteles? ¿En tiendas de campaña con colchones? ¿Qué infraestructura, si es el caso, se requiere para alojar al personal de registro? ¿Cuántos vehículos se requieren para transportar al personal y el equipo al sitio de registro?

La lista de abajo tiene artículos requeridos comúnmente para actividades de registro grandes. También incluye costos de dotación de personal.

El Documento de Presupuestos y Obligaciones Administrativas (ABOD, por sus siglas en inglés) está relacionado con costos administrativos, salarios del personal del ACNUR (incluyendo nombramientos temporales (TA, por sus siglas en inglés)) y cualquier dietas diarias (DSA, por sus siglas en inglés).

Todos los costos de registro restantes se pagan del presupuesto de Operaciones, el cual se asigna por operación para los socios y para la implementación directa de las actividades.

La elaboración de presupuestos y el financiamiento de las actividades de registro ocurren dentro de los ciclos de programación anuales del ACNUR. Cualquier monto que deba ser cubierto por el ACNUR debería ser parte del Plan de Operaciones por País (COP, por sus siglas en inglés); los costos que no se incluyan en el presupuesto en esta etapa se deben cubrir asignando nuevamente los presupuestos a nivel regional o de país o mediante apoyo de la sede. El Funcionario de Registro y Gestión de Identidad debería trabajar en colaboración con las Unidades de Programa, Administración y Suministro a fin de conocer las fuentes de financiamiento disponibles para el registro y los tiempos de espera para reclutamiento y entrega de materiales de registro y, en términos generales, para aprovechar el apoyo administrativo necesario para la gestión de fondos y la organización de compras.

La Sección de Identidad Digital y Registro (DIRS, por sus siglas en inglés), mantiene reservas de materiales y equipo para el registro estándar cuyo propósito es apoyar las actividades de registro en el campo. Las operaciones podrían adquirir artículos requeridos para actividades de registro de las reservas de las Sede, lo cual garantizará una entrega oportuna y una calidad constante del equipo de registro. Las operaciones deberán reembolsar a la DIRS por los artículos que se pidieron de las reservas y también cubrirá los costos de transporte. Nótese que las operaciones también pueden adquirir directamente todos los artículos, a excepción de las tarjetas de ración, el papel de seguridad y el laminado holográfico personalizado del ACNUR para las tarjetas de identificación, presentando una requisición a través de HQSMS Budapest.

Se aconseja a las operaciones realizar sus pedidos de forma planificada para los ejercicios de registro o verificación,  con dos y tres meses de antelación, así como reaprovisionar sus existencias según aplique y sea necesario.

Las operaciones de campo cubiertas por un Funcionario de Registro Regional (Principal) deberían obtener autorización para sus metodologías de registro y pedidos de materiales de parte del Funcionario de Registro y de Gestión de Identidad Regional (Sénior) respectivo antes de realizar el pedido.

Las solicitudes de envío de las reservas de la Sede para el registro se deben presentar por correo electrónico, utilizando el formulario de pedido de materiales adecuado, con copia al Funcionario de Registro y de Gestión de Identidad Regional (Principal) respectivo y la Mesa. Los costos de los artículos solicitados de la reservas de la Sede se recuperarán de la operación a través de un diario de vales, creado por la Sede.

El Formulario de Pedido debe especificar:

• Artículo para registro y cantidades (costo unitario e identificación del artículo completo del Sistema de MSRP en inglés));
• Las cantidades deben corresponder a cajas completas de material. (p. ej. para fichas de demarcación (1.500/caja) cantidades como las siguientes 3.000, 4.500, etc.);
• Para distintivos y perforadores, de debe especificar el color o la forma;
• Los códigos de presupuesto autorizados pertinentes para la recuperación del costo de material y transporte;
• Requisitos de envío o de documentación especiales (para despacho de aduanas);
• Dirección de envío completa y persona de contacto (nombre, cargo y número telefónico del funcionario administrativo o de logística en la oficina receptora a quién se debe contactar al momento de llegada del envío en el aeropuerto);
• Nombres y correos electrónicos de todas las personas que deberían recibir copia de la notificación de despacho cuando el envío sale de las oficinas centrales.

Las Sedes pueden brindar equipo de TI de las reservas para uso exclusivo en actividades de registro o verificación. Tales solicitudes deben ser autorizadas por un Funcionario de Registro y Gestión de Identidad Regional (Principal). Tome en cuenta que la cantidad de computadoras portátiles por pedido debe ser de máximo 15 máquinas por pedido. Las operaciones que requieran cantidades más grandes (p. ej. para ejercicios de verificación) deben informar a la DIRS con al menos dos meses de antelación, con el fin de que la DIRS pueda iniciar sus adquisiciones de reaprovisionamiento según corresponda.

Los artículos estándar se aprueban para su despacho del almacén de la Sede normalmente entre cinco y ocho días después de recibido el Formulario de Pedido. Si algunos artículos no están disponibles inmediatamente, se informará a la oficina que hizo el pedido según corresponda.

El equipo de impresión de tarjetas de identificación puede despacharse a las operaciones solamente cuando la introducción inicial de emisión de tarjetas de identificación ha sido autorizada por el Funcionario de Registro y de Gestión de Identidad Regional (Principal) y el Asesor Legal (Principal) del Buró respectivo. La emisión de tarjetas de identificación debe tener como respaldo un acuerdo con el país de acogida (MdE u otro). Debe enviarse a la DIRS una copia del MdE y del diseño acordado de las tarjetas de identificación.

Las operaciones pueden pedir equipo de BIMS de las reservas de las Sedes para el registro. Aplicarán los mismos procedimientos de reembolso de los otros artículos de registro. También es posible pedir equipo biométrico directamente a través de HQSMS Budapest (p. ej. presentando una requisición). Las requisiciones de cantidades pequeñas de equipo biométrico implicarán un costo unitario mayor que pedir de las reservas de la Sede.

Es posible personalizar materiales de registro mediante solicitud, cuando los artículos estándar no son aptos para la metodología de registro acordada. Se debe solicitar asesoramiento sobre especificaciones al Funcionario de Registro y Gestión de Identidad Regional (Principal). Algunas de las razones para personalizar son la necesidad de utilizar un idioma que no sea inglés o francés en documentos o tarjetas, para diferenciar entre documentos emitidos en entornos diferentes dentro de una operación, o para distinguir entre tarjetas nuevas y viejas. La personalización también podría permitir la captura de información particular que no puede capturarse en el formulario estándar. Las oficinas centrales pueden asistir en la definición de especificaciones personalizadas e identificación de posibles proveedores. En condiciones normales, la adquisición de artículos personalizados tendrán que pasar por un proceso de licitación, lo que requerirá tiempo de espera adicional, antes de que el Servicio de Adquisiciones de Budapest pueda realizar un pedido a un proveedor. En promedio, las oficinas deberían anticipar un marco de tiempo mínimo de 2 a 3 meses para los pedidos personalizados.

Los artículos normalmente se envían por aire. Las cantidades pequeñas de máximo 15 kg pueden despacharse por valija diplomática. Los despachos por mensajería urgente tienen un costo muy alto y solo se deben solicitar en circunstancias excepcionales.

La Sección de Servicios Generales de las oficinas centrales (GSS, por sus siglas en inglés) coordinará el envío poco tiempo después de haber recibido la solicitud, y enviará una notificación por correo electrónico con los detalles de la lista de embalaje y la carta de porte aéreo a la oficina receptora para facilitar los procedimientos del despacho en aduanas al momento de la llegada del envío a su destino.

Si la oficina receptora tiene requisitos especiales con respecto al envío o los documentos para despacho en aduanas, estos deben indicarse en el Formulario de Pedido presentado a la Sede.

Todos los costos de transporte se cobrarán al presupuesto de la oficina receptora. Normalmente la factura se procesa en la Sede o en la GSS contra los códigos de presupuesto facilitados por la operación en el Formulario de Pedido. En los casos en que la factura por transporte exceda los USD 4.000, la Sede emitirá una requisición con los códigos de presupuesto brindados para la emisión de una Orden de Compra por parte de HQSMS Budapest y el pago de la factura por parte de la Sección de Finanzas. A menos que se informe lo contrario, no se requiere ninguna acción de parte de la operación de campo.

La Sede iniciará el reembolso respectivo que debe la operación, presentando una solicitud de transferencia de fondos a la Sección de Finanzas en Budapest, debitando el presupuesto indicado en el Formulario de Pedido.

El equipo y los materiales de registro que no son parte de la reserva de la sede y que están disponibles a nivel local deben adquirirse localmente, por ejemplo artículos de oficina, combustible, alquileres. Ver las Instrucciones Administrativas del ACNUR vigentes para conocer los procedimientos requeridos que se deben seguir así como los umbrales para la adquisición de bienes y servicios a nivel local.

Se deben explorar plenamente las fuentes de energía alternativa al planificar el registro. Por ejemplo, una estación de energía solar portátil (cuyo tamaño dependerá del lugar y la época y de las horas y la intensidad de la luz del sol) ofrece un suministro de corriente eléctrica silencioso, liviano y estable en lugar de los ruidosos y menos confiables generadores alimentados por combustible, y reduce los costos de operación así como el impacto ambiental general del suministro de corriente eléctrica en zonas donde no está disponible una corriente principal. A modo de ejemplo, en un lugar soleado, 3200 W de paneles y un inversor de 5000 W alimentado por batería puede alimentar un centro de registro grande con varias impresoras de tarjetas de identificación, impresoras láser, luces LED para fotos, escáneres y más de 40 computadoras portátiles.

Las SOP de registro deberían incluir procedimientos para mantenimiento de existencias y registros de inventario. De forma alternativa, los SOP aparte para el mantenimiento de la reserva se deberían desarrollar dependiendo de la escala o la complejidad de la operación de registro.

El Director de Registro debe nombrar a una(s) persona(s) responsable(s) para la recepción, el almacenamiento, la autorización de uso y la supervisión de existencias de materiales de registro. Algunas de sus responsabilidades son las siguientes: