El puesto de Funcionario de Registro y Gestión de Identidad se ubica en la oficina regional, oficina de país, suboficina, oficina de campo o sede central. El rol del Funcionario de Registro y Gestión de Identidad es:

• Diseñar, implementar y supervisar estrategias de registro que sean coherentes con la estrategia de protección y las actividades de programación de la operación y con normas y herramientas globales de registro y gestión de identidad.
• Garantizar que la protección de datos requerida, acciones contra el fraude, identificación de necesidades de protección y medidas de calidad de los datos estén incorporadas en los procesos de registro.
• Brindar apoyo a la promoción en conjunto con autoridades gubernamentales y socios para establecer y fortalecer los procedimientos de registro justos y eficientes, incluyendo el reconocimiento de la identidad y la documentación de beneficios y derechos asociados del ACNUR, ya sea por medio de implementación directa o conjunta; o brindando fortalecimiento de capacidades para el personal de registro gubernamental y apoyo a la creación y gestión de bases de datos de registro.

Generalmente existen requisitos de dotación de personal exclusivo para registro a nivel de país en registro con solo la participación del ACNUR o en registro conjunto con el gobierno. Los factores que determinan el nivel del personal exclusivo de registro que se requiere depende de:

• La disposición y capacidad del gobierno para llevar a cabo el registro en sí;
• Cuán favorable es el entorno de protección y la disposición del gobierno para que el ACNUR lleve a cabo el registro ya sea en su nombre o bajo el mandato del ACNUR;
• Tamaño de la población refugiada y solicitante de asilo, incluyendo la tasa de personas recién llegadas;
• Las metodologías de registro contempladas para las poblaciones que se están registrando;
• Las emergencias con grandes afluencias de personas recién llegadas siempre requieren personal exclusivo de registro;
• La naturaleza y escala de las actividades de protección y programación actuales o planificadas del ACNUR, incluyendo programas de entrega de asistencia, determinación de la condición de refugiado (RSD, por sus siglas en inglés), reasentamiento y gestión de casos de protección.
• Los recursos disponibles incluyendo presupuesto operativo para reclutar personal y materiales para instalar la infraestructura de registro apropiada;
• Un nivel alto de intercambio de datos e interoperabilidad de los sistemas de gestión de casos con otros sistemas socios;
• Prevalencia de registro múltiple, suplantación de identidad o documentos fraudulentos, que requiere la implementación de sistemas sólidos de gestión de identidad y contra el fraude.

Dependiendo del tamaño y la complejidad de la operación, generalmente se recomienda que al personal de registro internacional (P2, P3) se le asigne supervisar y diseñar actividades de registro, con puestos nacionales (NOA, NOB) creados para garantizar la institucionalización y continuidad del proceso. En los casos en que no se requiera la dotación de personal exclusivo para registro internacional y, en su lugar, se recurra al personal de protección, este último debe haber recibido capacitación técnica pertinente sobre registro.

Se puede contratar al personal que lleva a cabo las entrevistas de registro mediante contratos de fuerza de trabajo afiliada en el nivel GL-4 como mínimo. En el caso de ejercicios de registro extraordinarios a gran escala, se podrían elaborar contratos de fuerza de trabajo afiliada temporal, pero las actividades de registro no deberían iniciar hasta que se haya brindado a todo el personal nuevo capacitación adecuada sobre registro y protección. Las funciones gerenciales y de supervisión del registro se reservan para el personal del ACNUR en el nivel de puesto nacional o internacional (NOA, NOB, P2, P3), con gestión o supervisión de nivel intermedio de, por ejemplo, socios implementadores que llevan a cabo registro que se realizará al nivel GL-6 como mínimo. En las operaciones donde el registro se lleva a cabo principalmente para fines de determinación de la condición de refugiado, el personal de registro nacional o internacional podría rendirle cuentas al Funcionario (Principal) de RSD, quien debería haber recibido la capacitación técnica sobre registro requerida.

La dotación de personal regional exclusivo para registro siempre se requiere para armonizar y supervisar los enfoques estándar para procesos de registro y recolección de datos de registro dentro de una región. Se requiere el apoyo al registro regional cuando hay una expectativa de una intervención técnica de alto nivel con socios gubernamentales y operativos, incluyendo la negociación y supervisión de intercambio de datos, alianzas e interoperabilidad de sistemas con otras agencias de la ONU, particularmente con respecto a la entrega de asistencia.

El personal de registro que lleva a cabo las entrevistas y elabora recomendaciones para RSD en procedimientos de Registro-RSD fusionados debe haber recibido la capacitación básica sobre RSD y habilidades para entrevistar. Las decisiones que se toman tras una entrevista de Registro-RSD  fusionados deberían ser revisadas y firmadas de forma conjunta por el personal de RSD o, en ausencia del personal de RSD, por el personal de registro principal que preferiblemente recibió capacitación sobre RSD. En las operaciones que llevan a cabo procedimientos de Registro-RSD fusionados, el personal de registro debería recibir apoyo mediante supervisión sólida, incluyendo observación de entrevistas, y aprovechar oportunidades de capacitación continua.

Retener a personal de calidad y evitar el desgaste profesional requiere una buena gestión. Los directores de registro deberían garantizar que cada miembro del personal conozca sus responsabilidades en cada etapa del proceso, las pautas de generación de informes y cómo rendir cuentas del trabajo logrado. Por lo tanto, los términos de referencia o descripciones de puestos serán de igual utilidad para directores y personal de registro. Elabore y actualice con regularidad un organigrama que muestre todo el personal, las funciones y responsabilidades fundamentales.

Los directores también deben:

• Delegar con cuidado labores de supervisión (tales como ser líder de equipo y otros puntos focales) a personas responsables y con experiencia;
• Promover e implementar un calendario de capacitación anual para el registro. Garantice que se asigne tiempo para capacitación frecuente sobre habilidades pertinentes tales como realización de entrevistas, identificación de necesidades específicas, investigación sobre del país de origen y otras.
• Valore las habilidades que ya están presentes en el equipo de registro y reconozca que todas las personas vienen al trabajo de registro con recursos y habilidades propias.
• Organice cronogramas de trabajo razonables que mitiguen el riesgo de desgaste profesional del personal:
  • Rotaciones: rote al personal, permitiéndoles aprender y llevar a cabo labores diferentes, prevenir la fatiga mental, emocional y física, minimizar la exposición al estrés y amenazas de seguridad, y también para prevenir el abuso y la corrupción.
  • Turnos: en actividades a gran escala o ejercicios masivos de procesamiento de datos, podría ser necesario organizar el trabajo en turnos, a fin de permitir la continuación de la productividad al mismo tiempo que se otorgan al personal los recesos necesarios.
  • Contrate personal de reserva para labores de respaldo.
  • Incluya descanso y recuperación en el cronograma de registro, especialmente en contextos de trabajo estresante. Cuando trabajar horas extra es inevitable, se deben tomar  medidas administrativas con antelación.
• Pregunte qué quiere y necesita el personal para mejorar las condiciones de trabajo, y comprométase a cumplir al menos algunas de estas peticiones.
• Diversifique las labores cuanto sea posible, incluso asignando puntos focales para ciertos temas (por ejemplo, investigación sobre país de origen, referencia de VSG, etc.). Esto también genera la oportunidad de colaborar con otras unidades funcionales y aprender de ellas.
• Incluya el personal de registro en otras actividades realizadas por la Oficina como, por ejemplo, distribuciones de alimentos, evaluaciones participativas y misiones.
• Elabore un cronograma de reuniones de charlas instructivas/posteriores como una manera de permitirle a todo el personal expresar desafíos, dificultades y necesidades con respecto al apoyo organizacional, así como para brindar retroalimentación, noticias e información sobre otros desarrollos en la Oficina que tienen un impacto directo o indirecto en el personal.

El cálculo de los niveles de dotación de personal requeridos a la hora de ampliar una actividad de registro específica debe tomar en cuenta el volumen de individuos que se registrarán o el volumen que se espera registrar por día a lo largo del proceso. Utilice los tiempos de procesamiento promedio que se indican a continuación para una familia de cinco miembros para los diferentes conjuntos de datos y para la captación de datos biométricos como base para calcular cuánto podría tardar un solo registro:

El cálculo puede establecerse de la siguiente manera:

Esta herramienta puede ayudar al personal a calcular las necesidades de personal por metodología de registro y por números de llegadas.

Cuando la toma de datos biométricos se realiza por separado de las entrevistas, la proporción de mesas de registro por mesas de biometría dependerá del conjunto de datos que se recopile para garantizar un buen flujo entre las dos etapas:

• Para REI, una buena proporción es 3:2, es decir, 3 escritorios de entrevista por 2 escritorios de BIMS;
• Para RBI, 5:2, es decir, 5 escritorios de registro por 2 escritorios de BIMS;
• Para RII, 5: 1, es decir, 5 escritorios de registro por 1 escritorio de BIMS.

Una vez calculadas las necesidades de personal para la entrevista (y etapas de biometría), identifique la cantidad y el tipo de personal (GL4 – GL7, NoA – NoC, P2 – P4, personal afiliado o socio) necesario para apoyar las otras etapas en el proceso. Algunos de los puntos clave a considerar son:

• Evaluar cuáles funciones las pueden cubrir personal y socios del ACNUR existentes (incluyendo personal del gobierno en operaciones de registro conjunto);
• Asignar funciones de supervisión y líderes de equipo para etapas del flujo de proceso según sea apropiado; considere cuáles etapas requieren personal capacitado y responsable y cuáles no.

Indique la correspondencia entre la cantidad y el tipo de personal (personal del ACNUR: GL4 – GL7, NoA – NoC, P2 – P4, personal afiliado o socio) y las otras etapas en las etapas del flujo de proceso:

• Ingreso (¿líder de equipo?, ¿asistentes – policía? ¿personas refugiadas?)
• Recepción (¿líder de equipo?, recepcionistas, personal de apoyo para preparación de expedientes, protección comunitaria).
• Recolección de datos, entrevista e ingreso de datos (¿líder de equipo?, entrevistadores, intérpretes)
• Personal de protección (personal comunitario para mesas de litigio/protección y supervisión)
• Captura de fotografías y datos biométricos (¿líder de equipo?, foto, operadores de BIMS, traductores)
• Control de calidad de datos (¿líder de equipo?, asistentes de calidad de datos)
• Emisión de documentos (¿líder de equipo?, asistentes para emitir documentos)
• Archivo/ labores administrativas (¿líder de equipo?, asistentes de archivo)
  

→ Además, considere los requisitos de dotación de personal para áreas que están fuera del flujo de proceso mencionado:

• Triaje o demarcación de población
• Capacitación
• Seguridad
• Logística
• Conductores
• Administración
• Experto en Gestión de Datos de Operaciones (proGres)

Se podría involucrar a miembros de la población refugiada y de la población local para labores adicionales, dependiendo del flujo de proceso, la escala de la operación, las capacidades del personal y otros factores específicos del contexto. Los puntos clave a considerar al reclutar a individuos de la comunidad local o de la comunidad refugiada incluyen la capacidad de respetar la confidencialidad y la imparcialidad. Las labores podrían incluir:

• Acomodadores/corredores
• Traductores
• Controladores de multitudes
• Encargados de limpieza
• Otras labores diarias según se requieran en el contexto

Considere los siguientes principios rectores sobre pagos de incentivos a personas refugiadas:

Cuando se haya determinado la cantidad y el tipo de personal requerido para cada responsabilidad o etapa, se recomienda:

De conformidad con su compromiso con la igualdad de género, el ACNUR debería apuntar a reclutar personal masculino y femenino en cantidades iguales. Al mismo tiempo, los individuos que se registran deberían tener la oportunidad de recibir asistencia por parte de personal del género de su elección en cualquier etapa del proceso de registro, en especial durante la etapa de entrevistas (entrevistador e intérprete).³⁵ Es por ende necesario y deseable contratar un equilibrio adecuado de personal de registro masculino y femenino para responder a las exigencias de la operación, incluyendo los casos en que las refugiadas podrían desear hablar con personal femenino.

Las integrantes del equipo deberían estar presentes en cada etapa del proceso de registro y recibir capacitación para identificar e intervenir de forma adecuada en el caso de vulnerabilidades y necesidades específicas entre mujeres y niñas.

Procure tener un equilibrio de género también al interactuar con personas refugiadas y miembros de la comunidad de acogida, y garantice que a las mujeres se les coloque en el punto de acceso para ayudar a identificar necesidades específicas en mujeres y niñas.

35 Normas de registro: B.12

En la medida de lo posible, el personal reclutado debería hablar tanto el idioma de la población refugiada como el idioma oficial de la ONU en el país de operación. Será necesario contratar traductores para llenar cualquier carencia en ese sentido. También deberían contratarse traductores que puedan ayudar a personas refugiadas que no hablan el idioma oficial o mayoritario de su país o grupo de población, según sea posible.

Se debe tener cuidado especial al contratar a personal local y refugiado para apoyar actividades de registro. Esté al tanto de cualquier tensión o conflictos preexistentes entre diferentes grupos étnicos y evite contratar personal cuya etnia o actitud podría ser una fuente de inquietud o de ira entre individuos que se están registrando.

Intente reclutar al menos una parte del personal con experiencia en protección o que tenga sensibilidad hacia las necesidades de las personas vulnerables, que podrían incluir niñas y niños, mujeres, adultos mayores, personas con discapacidades, personas LGBTI, minorías y otras personas con necesidades específicas. De ser necesario, considere contratar expertos de departamentos del gobierno, ONG u otros socios. Además, recuerde asegurarse de que los asistentes de registro e ingreso de datos tengan un nivel competente de conocimientos de informática (diseñe una prueba sencilla de ingreso de datos para las personas que podrían ser reclutadas).

Al personal nuevo con la mayor experiencia, las competencias más sólidas o que muestra potencial se le debería asignar responsabilidades mayores, incluso ser líderes de equipo para un etapa particular en el flujo de proceso. Los líderes de equipo deberán tener habilidades básicas de gestión incluyendo un estilo de comunicación claro, la capacidad para anticipar desafíos y apoyo a sus compañeros de equipo en el cumplimiento de sus labores. Se podría contratar a asistentes de registro que no tengan experiencia previa en registro para que lleven a cabo entrevistas o aporten en otras etapas del proceso. Tales personas deberían, no obstante, estar comprometidas, demostrar conocimiento práctico técnico de nivel básico y capacidad para ingresar datos (y caligrafía adecuada). En el caso de registro a gran escala o ejercicios de verificación, el personal contratado debería ser capaz de adaptarse a la presión y el estrés, mostrar flexibilidad con respecto a las horas de trabajo y demostrar una disposición para viajar y trabajar en zonas remotas por varios días.

Identificar y seleccionar al personal requiere tiempo y preparación, en especial cuando se busca personal calificado en lugares remotos. Tener desde antes una idea clara de las cualidades y competencias necesarias para un puesto dado facilitará en gran medida el proceso de reclutar a las personas correctas.

Es crucial una cooperación estrecha entre Administración/Recursos Humanos y Registro para procesar el reclutamiento de forma oportuna y contratar al personal correcto. Ya sea que tenga la intención de ampliar el personal para una actividad de registro de gran escala o que quiera mantener un equipo estable para el registro continuo, tome en cuenta lo siguiente al momento de contratar:

• Tenga una idea clara sobre las necesidades de dotación de personal nacionales e internacionales y discuta con Administración/Recursos Humanos qué clase de acuerdos contractuales están disponibles para personal nuevo internacional y local;
• Elabore descripciones de puesto basadas en el flujo de proceso y establezca las competencias, experiencia previa y cualidades que se requieren para el puesto;
• Diseñe una pequeña prueba que sea específica para el puesto (por ejemplo, ingreso de datos) a fin de verificar las competencias requeridas;
• Utilice pruebas después de las capacitaciones para identificar a las personas con más potencial para ser líderes de equipo.

La capacitación es un componente crucial de las responsabilidades de los Funcionarios de Registro y Gestión de Identidad. Todas las personas involucradas en el registro necesitan capacitación, desde el personal de seguridad en el portón hasta ayudantes refugiados y personas encargadas de limpieza. Se requiere una estrategia de capacitación detallada previo a una actividad de registro de gran escala con el fin de identificar los posibles costos, tales como lugar de capacitación, transporte, equipo de computación e impresión, infraestructura de TI, refrigerios, artículos de oficina), y de establecer un cronograma  necesario para impartir el contenido de la capacitación y fortalecer la capacidad necesaria del personal nuevo antes de que inicien las actividades.

La estrategia de capacitación debería incluir los siguientes componentes:

• Cronograma de la capacitación
• Lugar de la capacitación y transporte
• Contenido (ver abajo)
• Nombres de los capacitadores
• Folletos y materiales
• Equipo necesario: impresora, artículos de oficina, infraestructura de TI
• Inclusión de personal socio/del gobierno
• Costo/presupuesto

La capacitación del personal debería cubrir las siguientes áreas:

Dé una presentación corta del ACNUR y su mandato de protección. Sitúe el registro dentro del panorama general de actividades del ACNUR en el país y muestre los vínculos entre el registro y otras tramitaciones de casos, las intervenciones de protección y asistencia y las soluciones duraderas. Asegúrese de que el personal está suficientemente familiarizado con las Normas de Registro.

Explique el rol del gobierno de acogida en el registro así como los acuerdos de coordinación entre agencias y los roles de otras agencias en las actividades de recolección de datos.

Explique el propósito de la actividad de registro, por qué se llevará a cabo y cuáles son los resultados esperados. Sitúe el registro dentro del contexto operativo y la estrategia de protección generales. En el contexto de registro continuo, explique el rol del registro en el contexto de la estrategia más amplia de protección y soluciones así como los objetivos y la visión de largo plazo para el registro en el país.

Presente al equipo de registro cada etapa del proceso de registro desde la entrada hasta la salida, haciendo referencia directa a los SOP. Realice sesiones de capacitación especializada para garantizar que el personal entiende sus roles y lo que se espera de ellos. El personal entrevistador debería recibir capacitación sobre ingreso de datos y el uso de proGres, así como habilidades para entrevistar, identificación de necesidades específicas y todas las demás responsabilidades previstas en el contexto operativo. En especial, el personal debería recibir capacitación sobre cómo establecer una relación comprensiva y constructiva con las personas refugiadas, con el debido respeto a la edad, el género y la diversidad. Se debería capacitar al personal para que trabaje de forma efectiva con intérpretes, según sea pertinente, en especial en el contexto de identificación y verificación de necesidades específicas y con respecto a asesoría básica.

En los contextos donde se podría requerir que el personal de registro determine la condición de combatiente, el personal debe haber recibido la capacitación adecuada sobre todos los asuntos relacionados, incluyendo: qué preguntas hacer y cómo hacerlas, qué observaciones hacer y cómo registrarlas, cómo mantener su seguridad personal durante entrevistas de registro, cómo responder ante un individuo del que se sospecha que es un combatiente y cómo asesorar a miembros de familia. En la capacitación también se deberían incluir otras clases de preguntas específicas (por ejemplo, determinación de nacionalidad o de edad) que se harán durante el registro.

Los principios de protección de datos clave deben explicarse con cuidado y discutirse con todo el personal que maneja datos personales o que realiza entrevistas.

Se debería exhortar al personal de protección a capacitar al personal de registro en:

• Las necesidades de protección prevalecientes de la población que se registrará y las necesidades específicas que se identificarán y registrarán durante el registro
• Cómo identificar necesidades específicas invisibles
• Cómo identificar «señales de alerta» de protección y qué observaciones señalar
• Cuándo referir a una persona o familia a la mesa de protección durante el registro
• Técnicas para entrevistar que sean sensibles a la protección en el caso de niñas y niños y otras PCNE, incluyendo preguntas clave que se harán

Procure que todo el personal reciba capacitación sobre el código de conducta y las políticas relacionadas del ACNUR tales como las relativas a la explotación y el abuso sexual, el fraude y la corrupción. Brinde instrucciones específicas sobre cómo responder a situaciones de fraude o abuso conocidas por el personal de registro y cómo se abordará esta clase de conducta indebida. Informe y capacite al personal sobre la existencia de procedimientos y responsabilidades relativas a los mecanismos de denuncias para personas refugiadas y solicitantes de asilo (buzones de cartas, línea telefónica directa, etc.) así como de quiénes recibirán una respuesta los denunciantes.

El Punto Focal Antifraude u otro personal experto en la Política y las Directrices Operativas sobre Cómo abordar el fraude cometido por personas de interés (en inglés) deberían brindar al personal de registro la capacitación o información necesaria relativa a la prevención, detección y respuesta a inconsistencias y presunto fraude.

Se debería alentar al personal a seguir las siguientes prácticas, según sea posible, a fin de reducir los efectos negativos del alto volumen de trabajo de tramitación de casos:

• Aprovechar las oportunidades de capacitación disponibles;
• Aprovechar oportunidades de rotación y diversificación de funciones cotidianas, conforme a prioridades personales;
• Buscar apoyo de parte de directivos, colegas, compañeros, recursos de intranet para el personal, la DHRM (División de Gestión de Recursos Humanos, sección de Gestión de Carrera Profesional), Consejo del Personal y recursos de bienestar del personal;
• Mantener un equilibrio sano entre trabajo y vida personal;

Los directores deberían asegurar a todo el personal (regular, afiliado y voluntario) que el ACNUR se preocupa por su bienestar y reconoce los desafíos de trabajar en el registro. Se debería comunicar a todo el personal sobre los recursos de bienestar disponibles en la operación, así como los canales apropiados para presentar denuncias y propuestas de cambio.