Політика УВКБ ООН полягає в тому, щоб обмежити проведення закупівлі партнерами тільки для тих випадків, коли у партнера є явна та доведена перевага, наприклад, знання місцевої ситуації або конкретні технічні знання. Партнери, які бажають проводити закупівлі від імені УВКБ ООН, повинні спочатку ознайомитися з Керівною запискою №4 щодо проведення закупівель партнерами на підставі договору про партнерство (англійською). Умови надання коштів УВКБ ООН партнерській організації для проведення закупівель додатково уточнюються у відповідному Договорі про партнерство.
Партнери можуть проводити закупівлі від імені УВКБ ООН за однієї з наступних умов:
- Суворе дотримання Керівної записки №4 щодо проведення закупівель партнерами на підставі договору про партнерство
- Прекваліфікація згідно процедури закупівель самого партнера, подана до оцінки УВКБ ООН
Оцінювання політики та процедур закупівель партнерів ґрунтується на принципі, згідно з яким політика та процедури закупівель партнера, якому УВКБ ООН доручило кошти на закупівлю, повинні якомога більше відповідати нормам УВКБ ООН. Політика і процедури закупівель партнера повинні містити наступні основні елементи, які необхідно враховувати при проведенні прекваліфікації:
- Політика щодо місцевих / міжнародних закупівель
- Заява про політику щодо конкурсних торгів
- Визначені обов’язки щодо закупівель
- Види контрактів і обмеження цін визначені для високовартісних контрактів
- Журнал для перевірок (документи, що підтверджують проведення закупівель)
Це лише мінімальні вимоги. Є кілька інших елементів, які є бажаними та вигідними для партнерів, які проходять прекваліфікацію.
Деякі інших основних стандартів для партнерів, які проводять закупівлі від імені УВКБ ООН:
- Під час усіх закупівель, які здійснюються партнером, повинен проводитися тендер.
- До участі у тендері необхідно запрошувати максимально велику кількість потенційних постачальників, які підходять для конкретного контракту.
- Відділ закупівель партнера повинен забезпечувати своєчасні поставки товарів і послуг відповідної якості та кількості, та за якомога меншою вартістю, які відповідають вимогам Замовлення на поставку чи Договору про обслуговування.
Рішення довірити проведення закупівель партнеру за кошти УВКБ ООН приймається після аналізу закупівельного потенціалу партнера, проведеного відповідними польовими офісами.
Керівництво зі співпраці з УВКБ ООН (англійською мовою)
Детальна інструкція щодо співпраці для компаній, які бажають стати партнерами Агентства ООН у справах біженців. Нове видання 2015 р.