Sığınmacıların kayıt edilmeleri, anavatanlarından kaçmak zorunda kaldıklarını belirten kişilerin bilgilerinin kayıt altına alınmasını, doğrulanmasını ve güncellenmesini içeren bir süreçtir. Bu süreç, sığınmacıların sığındıkları ülkede ihtiyaç duydukları yardıma, korumaya ve haklara erişim kazanmalarının yanında ülkelerini hangi sebeplerle terk ettiklerini anlaşılmasına ve onlar için en uygun olan kalıcı çözümün tespit edilmesine de imkân sağlar.
UNHCR Türkiye Ofisi, ortak kuruluşu Sığınmacılar ve Göçmenlerle Dayanışma Derneği (SGDD-ASAM) aracılığıyla sığınmacıların kaydını gerçekleştirmektedir. Türkiye’de Geçici Koruma’ya tabi olarak kaydedilen Suriye Arap Cumhuriyeti vatandaşlarının yanı sıra Avrupa Konseyi üye ülkelerin vatandaşları dışındaki tüm tabiiyetlerden sığınmacılar bu süreçten geçerek kayıt yaptırma olanağına sahiptirler.
UNHCR; bu kayıt sürecini uzun yıllardır devam ettirmekle birlikte, toplanan verilerin düzenli ve uyumlu hâle getirilmesini sağlamak için Göç İdaresi Genel Müdürlüğü (GİGM) ile son yıllarda yakın bir işbirliğine başlamıştır. Bu çalışmaların bir diğer amacı ise ülke genelinde kayıt işlemlerinin bir araya getirilip basitleştirilmesini sağlamaktır. UNHCR ve GİGM, bu amaçla Temmuz 2017’de ortak kayıt sürecinin pilot aşamasını başlatmıştır. Bu aşamada her iki kurum da birbirlerini tamamlayıcı bir şekilde kayıt işlemlerini birlikte gerçekleştirmektedir. UNHCR kendisine başvuran sığınmacılara ilişkin verileri toplamaya devam ederken, GİGM kayıt yaptıran her bireye Yabancı Kimlik Numarası verilmesinin ardından belirlenen ile yönlendirme yaparak kayıt sürecini tamamlamaktadır. Sığınmacılar başvuru yaptıkları gün içinde hem UNHCR hem de GİGM’ye kayıt yaptırma ve ülkede sunulan hizmetlerden vakit kaybetmeden yararlanma fırsatını elde ettikleri için, bu yöntemin en pratik yöntem olduğu tespit edilmiştir. Ayrıca, ortak kayıt süreci sistemin etkinliğinin artırarak ilgi alanındaki kişilere sağlanan koruma ortamını de daha da güçlendirmeyi amaçlamaktadır.