Внесение пожертвований в материальной форме для УВКБ ООН. Руководство для доноров

Несмотря на то, что УВКБ ООН призывает к пожертвованию наличных средств для осуществления программ и, в основном, осуществляет закупку товаров или услуг после проведения нутренних или международных тендеров, бывают случаи, когда пожертвования принимаются и в материальной форме. Например, на начальной стадии сложных чрезвычайных ситуаций подобные пожертвования могут составлять определенную долю в иных пожертвованиях, что позволяет более быстро реагировать на чрезвычайную ситуацию.

Важно, чтобы существовало четкое взаимопонимание между донорами и УВКБ ООН в отношении процедур, которые необходимо соблюдать для того, чтобы обеспечить максимальную пользу для целевой группы населения.  Также, пожертвования в материальной форме должны соответствовать ситуации (например, климат, культура и т.д.) и удовлетворять выявленным потребностям. Данное руководство было подготовлено и опубликовано с целью установления максимально конструктивных рабочий отношений с донорами.

Общая информация

Для тоо, чтобы пожертвование в материальной форме было признано и зарегистрировано УВКБ ООН, необходимо, чтобы предложение донора было официально принято УВКБ ООН, а товары или услуги поступили под прямой контроль УВКБ ООН. Многие пожертвования для целевой группы УВКБ ООН проходят через другие каналы, нежели УВКБ ООН. Следовательно, для регистрации пожертвования для УВКБ ООН недостаточно, чтобы материалы или услуги просто использовались с целями, аналогичными целям УВКБ ООН. Пожертвования в материальной форме должны быть официально согласованы путем обмена письмами с соответствующими службами Отдела по внешним связям до того, как донор произведет их отправку. Для УВКБ ООН не представляется возможным признание пожертвований в материальной форме или других товаров и услуг задним числом.

Виды пожертвований в материальной форме

Важно, чтобы УВКБ ООН имел возможность учитывать и отчетываться об использовании всех принятых пожертвований в материальной форме для соблюдения целостности  бухгалтерского учета. По этой причине УВКБ ООН определило критерии и виды пожертвований в материальной форме, которые оно имеет возможность принимать. УВКБ ООН признает и регистрирует пожертвования в материальной форме стоимостью $ 10000 и выше.

Товары – это предметы, предоставляемые донором в распоряжение организации, которые являются, по мнению УВКБ ООН, необходимыми или полезными для его деятельности в контексте соответствующей страны и целей программы. УВКБ ООН признает и регистрирует 1) товары, которые предназначаются для лиц, находящихся в ведении организации, и 2) оборудование, которое будет использоваться организацией более 1 года. Стоимость данного оборудования должна быть равна по стоимости или более $ 10 000 за единицу.

Услуги – это виды деятельности, которые способствуют проведению операций  УВКБ ООН и предоставляются УВКБ ООН на определенный период времени. Пожертвования услуг в материальной форме должны быть “самодостаточными” и не должны предполагать привлечения дополнительных административных или материальных ресурсов со стороны УВКБ ООН, т.е. они должны быть приравнены к услугам, предоставляемым УВКБ ООН компетентными организациями или компаниями на контрактной основе. УВКБ ООН признает и регистрирует следующие виды услуг в материальной форме: 1) право на использование на бесплатной основе офисных или складских помещений и сопутствующие административные расходы, и 2) предоставление экспертов партнерами, не состоящими в контрактных отношениях с УВКБ ООН, на продолжительный период времени - более 6 месяцев.

Данные пожертвования в материальной форме будут считаться бюджетными, т.е. пожертвованные товары или услуги будут замещать товары, которые были запланированы в бюджете УВКБ ООН  или одного из партнеров-исполнителей при нормальном исполнении программы. Пожертвования данного вида фиксируются в финансовых отчетах УВКБ ООН так же, как и денежные пожертвования. Важно отметить, что оценочная стоимость данных пожертвований со стороны УВКБ ООН может быть ниже, чем стоимость, заявленная донором (см. раздел “Определение стоимости”). Пожертвование в материальной форме должно быть признано до того, как УВКБ ООН инициирует покупку аналогичных товаров, заложенных в бюджет, чтобы вклад был внесен в соответствующие строки бюджета.

При чрезвычайных обстоятельствах донорам может быть предложено предоставить особые товары и услуги, которые не подпадают под бюджетные линии УВКБ ООН. В подобных случаях важно уточнить с Отделом по внешним связям, под какую категорию подпадает определенное пожертвование в материальной форме, на ранней стадии переговоров.

Предварительные обсуждения

Обсуждение возможных пожертвований в материальной форме первоначально проходить на местах или в департаментах Штаб-квартиры УВКБ ООН. Однако они в обязательном порядке должны быть подтверждены и утверждены соответствующими службами Отдела по внешним связям в Штаб-квартире УВКБ ООН: Службой работы с донорами и мобилизации ресурсов (англ. аббр. DRRM) -  для государственных, межгосударственных оноров и доноров ООН, и Службой корпоративного фандрайзинга (англ. аббр. PSFR) - для частного сектора.

Потребности и технические характеристики

УВКБ ООН определяет потребности и технические характерстики каждого предложенного пожертвования. Для поддержания определенного стандарта программ УВКБ ООН предложения, не отвечающие техническим характеристикам или не признанные необходимыми, , к сожалению, не будут приняты. УВКБ ООН не несет ответственности за пожертвования, переданные в отсутствие выраженного согласия.   

С целью определения технических характеристик пожертвования, сделанного в материальной форме, потенциальный донор обязан предоставить УВКБ ООН детальную спецификацию предметов, предназначенных для пожертвования.

Транспортные расходы

Стоимость доставки пожертвований в материальной форме бенефициару часто превышают стоимость самого пожертвования. В данном контексте необходимо, чтобы транспортные расходы до места доставки и связанные с ними материальные затраты, такие как страховка и растаможивание, покрывались за счет донора. УВКБ ООН может оказать содействие в  растаможивании или хранении товаров, но условия, при которых это предоставляется возможным, должны быть официально согласованы между донором и УВКБ ООН до отправки груза.

Официальное предложение и принятие предложения

Для того, чтобы пожертвование в материальной форме было признано УВКБ ООН необходим официальный обмен письмами с DRRM или РSFR перед отправкой пожертвования. Письмо о принятии предложения должно содержать список условий, с которыми должен согласиться донор, чтобы пожертвование было признано и учтено УВКБ ООН.

Организация транспортировки и документация

С целью обеспечения безопасной и своевременной транспортировки и избежания лишних расходов необходимо придерживаться правильных практик транспортировки и документации. Товары, отправляемые без соответствующих соглашений о транспортировке и / или документации, могут либо не дойти до бенефициаров или быть обложены портовыми и другими сборами, которые намного превышают стоимость самих товаров. Одной из функций Службы управления поставками УВКБ ООН является обеспечение гарантий соблюдения ряда требований стран транзита и стран-получателей по транспортировке и импорту. Сразу же после принятия предложения о пожертвовании товаров Служба управления поставками свяжется с донором по поводу инструкций по транспортировке и документации.  Отправка не должна осуществляться до получения инструкций и, что очень важно, товары не следует отправлять другими способами или с другими документами.

Оформление документов может отличаться в зависимости от таможенных правил стран, в которые отправляется груз.  Однако УВКБ ООН, как правило, требует следующие документы, которые должны быть получены в УВКБ ООН до отправки груза:

-         Транспортная накладная

-         Упаковочный лист

-         Свидетельство о происхождении товара

-         Подарочный сертификат/накладная

Предоставление услуг

Предоставление пожертвований в виде услуг - обычно более сложный процесс, чем пожертвование товаров, который подразумевает детальное обсуждение статуса сотрудников, использования их труда, восстановления ресурсов и организационных сфер ответственности. Все это должно быть официально согласовано с УВКБ ООН до получения услуг. Финансирование отдельных специалистов или агентств, работающих от имени УВКБ ООН, не будет считаться пожертвованием в материальной форме до официального соглашения с УВКБ ООН перед началом проведения работ.

Определение стоимости

Все пожертвования в материальной форме, полученные УВКБ ООН, оцениваются по рыночной стоимости в долларах США с применением действующего обменного курса ООН на день получения товаров или на период  предоставления услуг.

Рыночная стоимость – это сумма, которую УВКБ ООН должен бы был израсходовать для приобретения товаров или услуг через коммерческие сделки.

Доноры могут предоставить оценочную стоимость пожертвованных товаров. Оценочные данные доноров могут быть приняты в качестве рыночной стоимости только при следующих условиях:

1.      Донорская оценка находится в пределах +/- 10% от рыночной стоимости, признанной УВКБ ООН с использованием вышеприведенной методики.

2.      Донорские оценки, отличающиеся от рыночной стоимости, признанной УВКБ ООН, более чем на +/- 10%, могут быть приняты во внимание только при наличии объективных внешних оснований.

Оценка пищевых продуктов может быть произведена с использованием цен из самых последних прайс-листов Всемирной продовольственной программы. 

Подробнее смотреть документ: "Внесение пожертвований в материальной форме для УВКБ ООН. Руководство для доноров.pdf"