المحفوظات والسجلات

تمثّل المحفوظات ذات الأهمية التاريخية حوالي نصف المحفوظات الورقية - أو خمسة كيلومترات منها. أمّا القسم المتبقي، وهو بمعظمه عبارة عن وثائق داخلية، مثل التقارير المالية، فيتم حفظه لعدة سنوات قبل أن يُصار إلى التخلص منه. كما يتم فرز المحفوظات الإلكترونية، مثل التقارير الرئيسية، لتحديد تلك التي تستوجب الحفظ بشكل دائم أو لفترة محدودة.

تحتوي المحفوظات على كنز من التفاصيل حول أحداث تاريخية مهمة، بما في ذلك، على سبيل المثال، سجلات من الانتفاضة المجرية في العام 1956، أول حالة طوارئ رئيسية عملت المفوضية على معالجتها، فضلاً عن حالات الطوارئ في شيلي والأرجنتين في السبعينيات. وهي تتضمن نسخاً أصلية، مثلاً عن الرسالة التي بعث بها الزعيم التونسي الراحل، حبيب بورقيبة، ملتمساً المساعدة الدولية للاجئين الفارين من النزاع الذي كان دائراً في الجزائر المجاورة في العام 1957 - أول نداء يوجه إلى المفوضية طلباً للمساعدة من بلد من خارج أوروبا.

تُستخدم هذه المواد من جانب كلّ من موظفي المفوضية والباحثين الآخرين. يتم الاعتماد على سجلات الحالات المستعصية التي تستوجب تدخل المفوضية ومساعدتها على مدى عقود من الزمن، مثل جنوب السودان، من أجل إعلام الموظفين وإحاطتهم بالوضع قبل بدئهم العمل في الميدان. كما أن المؤرخة سامانثا باور، من جامعة هارفارد، قامت بجزء كبير من أبحاثها لكتابها الصادر في العام 2008 عن السيرة الذاتية للمفوض السامي الراحل سيرجيو فييرا دي ميللو، في قسم المحفوظات التابع للمفوضية. أمّا الهدف الذي نسعى إلى تحقيقه في المستقبل، فهو استعادة المزيد من المواد من الميدان وتوسيع نطاق حفظ المواد الإلكترونية لتيسير الوصول إليها لمجموعة واسعة من المستخدمين.