Directives sur les procédures d'achat

Principes directeurs d'achats à l'intention des partenaires d'exécution (PE)

La politique du HCR est de limiter les achats effectués par les partenaires d'exécution (PE) aux seules occasions où une telle formule présente des avantages clairement prouvés, tels que la connaissance des conditions locales ou des compétences techniques spécifiques.

Les PE souhaitant effectuer des achats au nom du HCR doivent d'abord consulter dans leur intégralité les Principes directeurs d'achat à l'intention des PE (en anglais [Décembre 2004] et en français [Novembre 2001]). Les PE peuvent effectuer des achats pour le compte du HCR sous l'une ou l'autre des conditions suivantes :

• Respect strict des principes directeurs d'achat du HCR à l'intention des partenaires d'exécution, confirmé par la signature d'un contrat de sous-traitance ;
• Pré-qualification sur la base des procédures internes d'achat des PE, soumises à l'évaluation du HCR.

L'évaluation de la politique et des procédures d'achat des PE repose sur le principe selon lequel un PE qui se voit confier des fonds donnés au HCR pour mettre en œuvre des activités d'approvisionnement est tenu d'avoir une politique et des procédures comparables aux principes directeurs du HCR en matière d'achats. La politique et les procédures d'achat des PE doivent inclure les éléments essentiels suivants pour être prises en considération en vue de leur pré-qualification :

• La politique relative aux achats locaux ou internationaux ;
• La déclaration de politique générale en matière d'appel d'offres ;
• La définition des responsabilités en matière d'achats ;
• Les types de contrats et la définition des fourchettes de valeur pour les contrats de valeur élevée ;
• La piste d'audit (documents relatifs aux actions d'achat).

Il s'agit seulement d'exigences minimales. Il existe plusieurs autres éléments qu'un PE devrait estimer souhaitables et avantageux pour être pris en considération en vue de sa pré-qualification.

Voici certains des autres objectifs majeurs de politique appliquée aux achats effectués par les PE au nom du HCR :

• L'appel d'offres doit être employé pour tous les achats entrepris par un PE.
• L'invitation à soumissionner doit concerner la plus large base possible de vendeurs potentiels pour un contrat spécifique.
• L'unité d'achats d'un PE a pour fonction d'assurer la fourniture des marchandises et des services en temps voulu, en termes de qualité et de quantité adéquates et au prix le plus bas, tout en répondant aux exigences du bon de commande ou du contrat de services.

Vous pouvez obtenir une assistance supplémentaire auprès du service de gestion des approvisionnements du HCR au siège de l'agence : envoyez un courriel au service de gestion des approvisionnements.